Inwentaryzacja a szczególnie przepisy jej dotyczące zmieniają się regularnie. Pomożemy Wam być z nimi na bieżąco.
Przychodzimy do was z garścią kluczowych dla prowadzenia biznesu faktów inwentaryzacyjnych.
❓ Czy inwentaryzacja to tylko liczenie zapasów w magazynie?
Nie! To jeden z najczęstszych mitów. Inwentaryzacja to proces obejmujący:
środki trwałe (maszyny, sprzęt, pojazdy),
wyposażenie biura,
wartości niematerialne (np. licencje),
zapasy magazynowe i półprodukty,
dokumenty księgowe, należności, zobowiązania.
❓ Co zmienia się w 2025 roku? Czym jest JPK_KR_ST?
Od 2025 r. obowiązuje nowa struktura pliku JPK: JPK_KR_ST (Księgi Rachunkowe – Środki Trwałe).
Co to oznacza?
Obowiązek elektronicznego raportowania stanów i zmian w środkach trwałych.
Dane z inwentaryzacji będą krzyżowo sprawdzane przez organy skarbowe z ewidencją księgową.
Brak spójności = ryzyko kontroli lub sankcji.
➡️ Inwentaryzacja przestaje być tylko wewnętrzną formalnością — staje się częścią systemu kontroli podatkowej.
❓ Czy niepoprawna inwentaryzacja to tylko błąd formalny?
Zdecydowanie jest to nie tylko błąd. To może być przestępstwo.
Najważniejszy przepis, który ma tu zastosowanie, to art. 296 Kodeksu karnego, który mówi o tzw. nadużyciu zaufania:
„Kto, będąc obowiązanym do zajmowania się sprawami majątkowymi, przez nadużycie udzielonych mu uprawnień lub niedopełnienie obowiązków, wyrządza znaczną szkodę majątkową, podlega karze do 5 lat pozbawienia wolności.”
Nierzetelna inwentaryzacja = niewłaściwe wykazanie majątku firmy, co może być podstawą do:
postawienia zarzutów niegospodarności,
odpowiedzialności cywilnej i karnej.
❓ Czy są różne rodzaje inwentaryzacji?
Tak. W praktyce stosuje się:
Spis z natury – fizyczne liczenie zasobów.
Potwierdzenie sald – np. uzgodnienie stanu należności z kontrahentami.
Weryfikację dokumentów – np. analiza kart środków trwałych.
A także ze względu na cel lub moment:
Roczna (obowiązkowa) – najczęściej na koniec roku obrotowego.
Doraźna – np. po włamaniu lub zmianie osoby odpowiedzialnej.
Ciągła (rotacyjna) – rozłożona w czasie, stosowana w dużych magazynach.
❓ Jakie są najczęstsze błędy w inwentaryzacji?
Brak spójności między stanem fizycznym a ewidencją księgową.
Zły podział obowiązków i brak nadzoru.
Nieuwzględnienie środków w użytkowaniu lub poza główną siedzibą.
Nieaktualne lub błędne dane w systemie ERP.Dlatego warto pomyśleć o inwentaryzacji z firmą zewnętrzną, tak zwanym outsorsing’u. Polega on na powierzeniu pracownikom zewnętrznym obowiązku dokonywania okresowych weryfikacji ewidencji środków trwałych w przedsiębiorstwie. Zakres prowadzonych przez nas prac jest zawsze ustalany indywidualnie w oparciu o konkretne potrzeby naszych klientów.
❓ Czy technologia naprawdę może pomóc?
Tak — i coraz bardziej pomaga.
Inwentaryzacje PRO stosuje:
czytniki kodów kreskowych,
własny system do inwentaryzacji,
automatyzację z AI,
❓ Czy trzeba szkolić pracowników do inwentaryzacji?
Absolutnie tak. Bez przeszkolenia nawet najlepszy system nie zapobiegnie:
błędom w liczeniu,
błędnym wpisom w protokołach, nieodpowiedniemu podejściu do weryfikacji sprzętu czy dokumentów.
Pracownicy delegowani przez nas do realizacji spisu z natury w ramach outsourcingu inwentaryzacyjnego są każdorazowo odpowiednio przygotowywani pod kątem specyfiki miejsca, w którym będą pracować. Pozwala im to nie tylko szybko odnaleźć się w danej lokalizacji, ale też dostosować się do wewnętrznych procedur i zasad obowiązujących w firmie Klienta.
To rozwiązanie niesie wiele korzyści — nie angażuje wewnętrznych pracowników w dodatkowe szkolenia ani nie obciąża ich obowiązkami wykraczającymi poza codzienne zadania. Co więcej, zespół zewnętrzny, który koncentruje się wyłącznie na inwentaryzacji, działa sprawnie i efektywnie, co znacząco skraca cały proces i poprawia jego jakość.
❓ Czy inwentaryzacja to jedynie obowiązek?
Nie — to przede wszystkim narzędzie kontroli i optymalizacji.
Dobrze przeprowadzona inwentaryzacja:
ujawnia straty, kradzieże, braki,
pozwala na racjonalne planowanie zakupów i budżetu, zwiększa wiarygodność firmy wobec inwestorów, audytorów i urzędów
Warto zatem aby została wykonania w sposób rzetelny, przez NAJLEPSZYCH.
