Prezentujemy autorskie oprogramowanie IPRO System do przeprowadzania i bieżącego nadzoru inwentaryzacji

Narzędzia do pracy w IPRO System

Kolektory

Od 2023 r. spisy wykonujemy na sprzęcie renomowanej firmy Honeywell – kolektorach EDA52.

Honeywell ScanPal™ EDA52 to urządzenie mobilne, który zapewnia niezawodne i bezpieczne połączenie pomiędzy pracownikami spisującymi a osobami rozliczającymi. Został zaprojektowany z myślą ochronie danych wpływających i wypływających.

Kolektory wyposażone są w nowoczesny ośmiordzeniowy procesor Qualcomm Snapdragon o taktowaniu 2,0 GHz oraz zaawansowaną łączność bezprzewodową dzięki technologiom NFC, Wi-Fi 5, Bluetooth 5.1 i komunikacji 4G LTE. Każdy kolektor posiada kartę SIM z dostępem do Internetu – dzięki czemu, dane po spisaniu są widoczne na naszym zabezpieczonym serwerze już po 30s.

Kolektor posiada czytnik kodów umożliwiający sczytanie każdego rodzaju kodu, włącznie z kodami QR. Posiada również aparat fotograficzny, umożliwiający dodanie zdjęcia do każdego spisywanego przedmiotu.

Plan budynku

Podczas Etapu 1 naszej Metodyki  opracowujemy z Klientem plan działania oraz pozyskujemy architektoniczne plany budynku. Są one niezwykle pomocne podczas planowania rozlokowania prac przez naszych wykonawców. Dzięki temu spis następuje systematycznie i żaden z pomieszczenie nie zostanie pominięte.

Dla naszych Klientów reprezentujących branże takie jak hotele, bankowość, sektor medyczny oraz instytucje publiczne, nasz sposób działania ma szczególne znaczenie.

Na etapie realizacji projektu zapewniamy pełną przejrzystość oraz jasno określoną strukturę działań. Dzięki temu każda ze stron zaangażowana we współpracę dokładnie wie, kiedy i w którym obszarze będą prowadzone prace. Taka organizacja umożliwia lepsze planowanie zasobów, minimalizuje zakłócenia w bieżącej działalności oraz pozwala na sprawne zarządzanie całym procesem realizacyjnym.

Dla naszych Klientów z sektora produkcyjnego oraz logistyczno-magazynowego ten element współpracy ma kluczowe znaczenie, ponieważ umożliwia komfortowe przeprowadzenie prac bez konieczności zatrzymywania procesów produkcyjnych czy operacji magazynowych.

Na etapie przygotowawczym nasi specjaliści przeprowadzają szczegółową wizję lokalną, podczas której – w ścisłej współpracy z Klientem – opracowywane są realistyczne i dostosowane do warunków technicznych plany rozmieszczenia infrastruktury, takiej jak regały wysokiego składowania czy strefy operacyjne.

Dzięki temu już na wczesnym etapie projektu wszystkie strony dokładnie wiedzą, kiedy i w których obszarach będą realizowane poszczególne prace. Taka transparentność i precyzyjne planowanie pozwalają nie tylko na uniknięcie przestojów, ale również na zachowanie płynności i bezpieczeństwa procesów wewnętrznych.

Opis IPRO System na podstawie projektu ,,Inwentaryzacja XYZ”

Nawigacja po oprogramowaniu

W panelu nawigacyjnym systemu IPRO osoba spisująca ma szybki i intuicyjny dostęp do wszystkich kluczowych funkcjonalności systemu. Dzięki przejrzystej strukturze oraz logicznemu układowi zakładek, możliwe jest sprawne poruszanie się pomiędzy poszczególnymi modułami, takimi jak zarządzanie projektem, harmonogramy spisu, ewidencja klienta czy pola spisu. Panel został zaprojektowany z myślą o wygodzie użytkownika i efektywnym zarządzaniu procesami w czasie rzeczywistym.

a) Menu dostępowe do paneli zarządzających projektem

b) Informacje o Kliencie – Nazwa Projektu, Nazwa klienta, adres mailowy klienta, etap projektu, obsługa oświadczeń online

c) Skrócony harmonogram Projektu

d) Miejsce na notatki dla osób wykonujących spis (informacja wyświetlana bezpośrednio na kolektorach danych)

Moduł spisu

W panelu modułowym systemu IPRO użytkownik uzyskuje dostęp do zaawansowanych funkcji wspierających proces inwentaryzacji, z pełnym uwzględnieniem specyfiki działalności Klienta. Jednym z kluczowych elementów są konfigurowalne pola spisowe, które mogą być przygotowywane indywidualnie zgodnie z potrzebami organizacji. Co więcej, system umożliwia dynamiczne tworzenie nowych pól bezpośrednio podczas trwania spisu, co znacznie zwiększa elastyczność i dostosowanie do rzeczywistych warunków operacyjnych.

Dodatkowo, IPRO System pozwala na bieżące zapisywanie środków trwałych, co usprawnia ewidencjonowanie i eliminuje ryzyko pominięcia elementów w trakcie prac spisowych. Istotnym udogodnieniem są również oznaczenia pól przeszukujących Ewidencję Klienta – funkcjonalność ta umożliwia szybkie wyszukiwanie danego środka oraz jego automatyczne sparowanie z istniejącymi danymi, a cały proces jest w pełni konfigurowalny.

Dla celów dokumentacyjnych oraz lepszej identyfikacji majątku, system oferuje także możliwość wykonania zdjęcia danemu przedmiotowi bezpośrednio w trakcie spisu, co ułatwia późniejszą weryfikację i pozwala na precyzyjne przypisanie informacji wizualnych do konkretnego środka trwałego.

a) Konfigurowalne pola spisowe, przygotowywane indywidualnie, możliwość dynamicznego tworzenia nowych pól podczas spisu

b) Zapisywanie środka

c) Oznaczenia pól przeszukujących Ewidencję Klienta pod kątem znalezienia środka i sparowania (konfigurowalne)

d) Możliwość zrobienia zdjęcia przedmiotowi.

Funkcjonalności IPRO System eliminujące ryzyko popełnienia błędu przez Wykonawcę

1. Unikalność wyznaczonych pól

Program nie dopuści do wpisania zduplikowanej wartości do kolejnego środka

System został wyposażony w mechanizmy kontroli integralności danych, które zapobiegają przypadkowemu wprowadzeniu zduplikowanej wartości podczas dodawania nowego środka trwałego. Oznacza to, że program automatycznie weryfikuje, czy dana wartość – na przykład numer inwentarzowy, kod kreskowy czy inny unikalny identyfikator – nie została już wcześniej przypisana innemu środkowi. W przypadku wykrycia duplikatu użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat, a zapis zostaje zablokowany do momentu wprowadzenia unikalnej wartości. Dzięki temu znacząco ograniczone jest ryzyko błędów w ewidencji oraz zwiększa się spójność i wiarygodność danych.

2.Program wymusza uzupełnienie określonych pól na podstawie charakterystyki spisywanego przedmiotu 

IPRO System umożliwia zaawansowane zarządzanie logiką formularzy spisowych poprzez automatyczne wymuszanie uzupełnienia określonych pól, zależnie od typu lub kategorii spisywanego przedmiotu. Oznacza to, że w zależności od charakterystyki środka trwałego, program sam rozpoznaje, które informacje są niezbędne do jego poprawnej identyfikacji i nie pozwoli na zapis rekordu bez ich uzupełnienia.

Przykładowo, dla sprzętów elektronicznych takich jak laptopy, komputery czy drukarki wymagane jest wprowadzenie numeru seryjnego, natomiast w przypadku przedmiotów takich jak materace – obowiązkowe może być pole szerokość lub inne parametry fizyczne.

Cały mechanizm jest w pełni konfigurowalny indywidualnie dla każdego projektu, zgodnie z wymaganiami Klienta oraz najlepszymi praktykami wypracowanymi przez zespół IPRO. Dzięki temu rozwiązanie jest nie tylko elastyczne, ale także zapewnia wysoką jakość i kompletność zbieranych danych, co przekłada się na większą wartość końcową inwentaryzacji.

3. Każde pole spisowe to określony format danych, które możemy wpisać.

Mamy również możliwość założenia maski na każde pole – tzw. REGEX . [T]{6}- zapis taki przepuści tylko wartości zaczynające się od ‘T’ i 6 cyfr w zakresie 0-6 np. T000001.

4. Ograniczenie maksymalnej długości każdego z pól

5. Odczytywanie i wyodrębnianie informacji z kodów QR

Okno po zeskanowaniu kodu QR po przypisaniu danych do odpowiednich pól.

Lewa kolumna – dane odczytane z kodu QR
Prawa kolumna – Pola spisowe dostępne w programie

Wykonawca zaznacza naprzemiennie Wartość odczytaną z kodu, a następnie Pole do którego program ma przypisać daną wartość.

Program oznacza wskazane pary identycznym kolorem.

Eksport danych spisowych do Exel’a

Program umożliwia natychmiastowe wygenerowanie aktualnych danych do pliku .xlsx.

Umożliwia to wydajniejsze wygenerowanie Arkusza spisu z całej lokalizacji lub też z konkretnego pomieszczenia. Oprócz Arkusza spisu program umożliwia również wygenerowanie

• Arkusza Nadwyżek
• Arkusza Niedoborów

Panel dostępowy dla Klienta

Nasze oprogramowanie posiada możliwość utworzenia indywidualnego konta dla Klienta – umożliwiającego bieżący podgląd spisywanych danych.

Największe zalety Oprogramowania IPRO System:

• Bieżący nadzór nad prawidłowym przebiegiem spisu (dane do wglądu po 30s od spisania środka)
• Ciągły nadzór nad jakością danych
• Parowanie jednoznaczne środków przez program do Ewidencji klienta
• Funkcjonalności eliminujące popełnienie błędu przez Wykonawcę Spisu
• Moduł parowania ręcznego wraz z zaszytym modułem sztucznej inteligencji pomagającym w parowaniu ręcznym środków na lokalizacji po zakończonym spisie
• Możliwość komentowania Niedoborów oraz Nadwyżek
• Natychmiastowy eksport danych do pliku .xlsx
• Generowanie arkuszy spisu, nadwyżek, niedoborów
• Panel dostępowy dla Klienta – możliwość podglądu spisywanych danych i ich eksport
• Moduł oświadczeń online

Największe zalety Outsourcingu usługi Inwentaryzacji opisane są tutaj