WSTĘP
Analiza projektu: Etap 0
Pierwszym krokiem do rozpoczęcia procesu inwentaryzacji jest przesłanie do Klienta pytań dotyczących: lokalizacji, terminu spisu, ilości środków trwałych, etykiet, ewidencji środków trwałych, czy w przyszłości była wykonywana inwentaryzacja itd.
Drugim krokiem jest spotkanie z Klientem, na którym omawiamy szczegóły spisu, doprecyzowujemy informacje dotyczące spisu. Prezentowana jest autorska Metodyka Inwentaryzacje PRO. Przedstawia ona szczegółowo opisane procesy inwentaryzacji oraz na czym polega ta metoda we współpracy z Nami.
Podczas spotkania omawiamy jeszcze: odpowiedzi przesłane od Klienta, planowaną liczbę osób biorących udział w spisie, oczekiwania obu stron, zasady i obowiązki oraz dokumentacja jaką Klient powinien nam jeszcze okazać, aby można było szczegółowo przeanalizować majątek do Niego należący.
Inwentaryzacja to projekt wspólny Klienta, czyli Zamawiającego i Firmy Zewnętrznej czyli IPRO prowadzącej do uporządkowania i właściwego zarządzania majątkiem trwałym organizacji. To ogół czynności (procesów) zmierzających do ustalenia stanu faktycznego rzeczowych aktywów trwałych poprzez dokonanie spisu z natury tych aktywów.
Inwentaryzacja pozwala na ocenę prawidłowości zarządzania majątkiem i służy do ustalenia w księgach rachunkowych właściwej wartości aktywów.
Powyższe kroki pozwalają Nam na przygotowanie pełnej oferty.
Oferta najcześciej składa się z Koncepcji Realizacji Projektu, szczegółowo ujmującej proces realizacji i wszelkie zależności w tym procesie, oraz wyceny.
Po akceptacji i podpisaniu umowy lub zamówienia płynnie przechodzimy do Etapu I.
Czego oczekujemy od Klienta
Świadomości, że Inwentaryzacje robimy nie tylko bo musimy ale też dlatego, że jest doskonałym narzędziem zapobiegania oszustwom
Wiedzy, że za Inwentaryzację środków trwałych zgodnie z Ustawą o rachunkowości (art. 26 ust. 1) odpowiedzialny jest Kierownik Jednostki, w tym za zlecenie go podmiotowi zewnętrznemu.
Rzetelne odpowiedzi na Formularz Pytań, który przesyłamy w odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe. W tym precyzyjne omówienie posiadanej ewidencji ŚT.
Jeśli lokalizacja na to pozwala i spotkanie odbywa się w siedzibie Klienta, a w której będzie przeprowadzona inwentaryzacja wskazane jest by przedstawiciele z IPRO mieli możliwość zobaczenia pomieszczeń i wyzwań projektowych – wizja lokalna.
Klient powinien od razu uprzedzić o trudnościach, które mogą się pojawić podczas spisu, oraz zadecydować czy środki oklejane będą etykietą inwentarzową czy kontrolną, a może nie będą znakowane wcale.
Ważne aby podejmując decyzję o współpracy z firmą zewnętrzną dokładnie zapoznać się z ofertą oraz zweryfikować swoje możliwości terminowe.
Po akceptacji Koncepcji Realizacji Projektu lub Oferty Klient wybiera rodzaj umowy (projektowa, współpracy) lub Zamówienia (na druku IPRO, lub z systemu Klienta) i płynnie przechodzimy do Etapu I.
Etap 1
Przygotowanie
W metodyce Inwentaryzacje PRO wszelkie dokumenty potrzebne do realizacji projektu zawarte są w Planie Projektu. To obszerny dokument, który na tym etapie przygotowań jest szczegółowo opracowywany.
Zawiera przede wszystkim instrukcję inwentaryzacji. (w której określone są cele, szczegóły, założenia zasady, terminy, wzory etykiet, zakres prac i obowiązków, harmonogramy ogólny i szczegółowy oraz dane osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie inwentaryzacji. W tym dokumencie mamy też wzory wszystkich wykorzystywanych podczas spisu z natury protokołów, oświadczeń i arkuszy spisu.
Na tym etapie uzgadaniamy również z Zamawiającym wygląd Ewidencji Bazowej, czyli ewidencji środków trwałych, które posiada organizacja do której po wykonaniu spisu będziemy parować środki. Na podstawie tych uzgodnień przygotowujemy dane do programu, który będzie obsługiwał inwentaryzację.
Jest to również etap szkolenia Wykonawców Spisu, Koordynatorów, oraz Osób współpracujących po stronie Zamawiającego.
Finalne zaakceptowanie Planu Projektu ( w tym Instrukcji Inwentaryzacji) pozwala rozpocząć kolejny etap jakim jest Realizacja spisu.
Czego oczekujemy od Klienta
Zgodnie z ustawą o rachunkowości , niektóre jednostki mają obowiązek przeprowadzić weryfikację swoich rocznych sprawozdań finansowych przez firmy adytorskie. Lista tych jednostek wymieniaona jest w art.64 ust.1 ustawa o rachunkowości.
Kierownik Jednostki podpisuje umowę z firmą audytorską. Zobowiązany jest on do zawarcia umowy w takim terminie, aby firma audytorska miała możliwość udziału w inwentaryzacji składników majątkowych- art.66 ust.5 ustawy o rachunkowości.
Klient jest odpowiedzialny za szczegółowe przeanalizowanie Planu Projektu i wniesienie do niego poprawek umożliwiających lepszą realizacje projektu Inwentaryzcji w Organizacji.
Oczekujemy aktywnego uczestniczenia w procesie przygotowań do spisu z natury.
Wsparcie merytoryczne działów odpowiedzialnych za rzeczowe aktywa trwałe.
Akceptacji dokumentacji w terminie.
Etap 2
Realizacja:
W pierwszej kolejności po przybyciu Zesołu Spisowego do lokalizacji Koordynator zawiadamia Osobę Odpowiedzialną ze strony Klienta o gotowości rozpoczęcia spisu. Obie strony ustalają kolejność spisywania pomieszczeń, logistykę czasową i terytorialną tak, aby prace rozpoczęły się bez zbędnej zwłoki.
Spis z natury wykonywany jest metodą elektroniczną za pomocą kolektorów danych służących do odczytywania kodów kreskowych. Wszystkie przedmioty podlegające spisiowi oklejane zostają etykietą inwentarzową lub kontrolną na potwierdzenie spisania danego środka trwałego.
Wszystkie dane zeskanowane i wprowadzone w kolektor danych są zczytywane do programu inwentaryzacyjnego.
Po całkowitym zakończeniu spisu drukowana jest dokumentacja projektowa- arkusz spisu z natury. Jest to dokument potwierdzający jakie przedmioty zostały spisane i ich ilość .
Kolejnym etapem jest rozliczenie inwentaryzacji.
Czego oczekujemy od Klienta
W trakcie inwentaryzacji Osoby Odpowiedzialne ze strony Klienta jak i sami pracownicy powinni udzielić Zespołowi Spisowemu wszelkiej niezbędnej pomcy przy okazaniu i identyfikacji majątku firmy.
Wsparcia w nazewnictwie przedmiotów specjalistycznych, jeśli takie się znajdują w lokalizacjach i podlegają inwentaryzacji.
Udostępnienie pomieszczenia dla Zespołu Spisowego i Koordynatora.
Obecności Audytora, jeśli Klient jest spółką, która w swojej sprawozdawczości finansowej ma taki obowiązek. To ważne aby Audytor był obecny podczas spisu, nie będzie miał bowiem potem wątpliwości co do rzetelności procesu.
Etap 3
Rozliczenie:
Ostatnim krokiem przy przeprowadzeniu inwentaryzacji jest przygotowanie zbiorowego wyniku spisu z natury. Tym zakresem prac zajmuję się w IPRO Dział Analiz.
Dział Analiz swoją pracę nad zebranymi danymi rozpoczyna od wprowadzenia wszystkich informacji, oświadczeń, poświadczeń zgodnie z zapisami ujętymi w harmonogramie w instrukcji inwentaryzacji. Na tym etapie ujednolicane jest nazewnictwo oraz sprawdzana jest kompletność danych.
Kolejną czynnością jest porównanie jednoznaczne wyników spisu z ewidencją bazową uzgodnioną na 1 Etapie projektu, czyli po unikalnych elementach takich jak numer seryjny czy unikalna nazwa.
Następnie prowadzone są prace porównannia analitycznego czyli ilościowo-wartościowe.
Po zakończeniu całkowitym rozliczenia Dział Analiz przekazuje Klientowi ostateczne rozliczenie spisu z natury, w którym wskazuje pozycje zgodne, nadwyżki i niedobory.
Po uzgodnieniu i wyjaśnieniu wszystkich zagadnień i wyjaśnien obie strony podpisują dokumentację kończącą cały projekt.
Czego oczekujemy od Klienta
Efektywnej współpracy przy wyjaśnainiu niezgodności, braku danych, nadwyżek, niedoborów.
Terminowej dosyłce wszystkich zaległych i potrzebnych dokumentacji do potwierdzenia majątku trwałego.
Współpracy z Audytorem i IPRO celem dopłenienia wszelkich obowiązków Sprawozdawczości Finansowej
Wystawienia Rekomendacji oraz polecenia Nas przyszłym Klientom 🙂
Etap 4 -Rozwój
Co jeszcze oferujemy:
Opracowanie dokumentacji dla Audytu i Biegłego Rewidenta
Opracowanie Procedur Zarządzania Majątkiem
Szkolenia z zakresu Zarządzania Majątkiem
Prowadzenie Ewidencji Majątku
