Jak przeprowadzamy inwentaryzacje towarów?
Analiza potrzeb Klienta – od tego zaczynamy! – ETAP 0
- lokalizacja magazynu
- powierzchnia
- ilość indeksów, sztuk asortymentu
- sposób składowania oraz pakowania towaru
- ustalenie oczekiwań klienta
- data spisu
- określenie ilości zasobów: ilość osób/zespołów spisujących, ilość godzin/dni pracy
- wizyta lokalna (opcjonalnie, choć często konieczna)
1. Ustalenie odpowiedniej metodologii przeprowadzenia spisu – ETAP 1
- analiza oznakowania towaru
- zapoznanie się z ewidencją magazynu, analiza ewidencji, określenie sposobu porównania danych
- zaproponowanie formy spisu – spis elektroniczny z wykorzystaniem kolektorów danych lub laptopów, spis na arkuszach ręcznych lub też przy wykorzystaniu kolektorów danych Klienta (wiąże się to z obowiązkowym szkoleniem dla naszych pracowników)
2. Realizacja spisu – ETAP 2
- przybycie zespołów spisowych na miejsce wg ustalonego harmonogramu
- przygotowanie sprzętu
- zapoznanie pracowników zespołu spisowego z logistyką magazynu
- szkolenie z przeprowadzania spisu na danym magazynie zgodnie ze specyfikacją miejsca
- spis z natury
- bieżąca analiza wyników oraz weryfikacja powstających różnic przy udziale koordynatora spisu oraz analityka
3. Przedstawienie wyników, zakończenie – ETAP 3
- zakończenie fizycznego liczenia
- weryfikacja powstałych różnic
- wyjaśnienie pozostałych różnic inwentaryzacyjnych
- przedstawienie wyników w formie elektronicznej z porównaniem do ewidencji Klienta
- przygotowanie arkusza spisu z natury
- przygotowanie pliku końcowego wg wytycznych Klienta
- zakończenie projektu
4. Dalsze działanie – rozwój – ETAP 4
- zaproponowanie nowych rozwiązań niezbędnych do lepszego składowania towarów
- rekomendacje co to rozłożenia towarów, ich znakowania, systemie magazynowania
- pośrednictwo w zakresie wyposażania magazynów, wynajmu wózków widłowych, kolektorów, druku etykiet, itp.
Inwentaryzacja towarów od strony prawnej
Celem inwentaryzacji towarów jest:
- ustalenie stanu faktycznego (ilości) towarów poprzez spis z natury, porównanie go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie faktycznych różnic inwentaryzacyjnych,
- uwidocznienie stanu posiadanych towarów, ustalenie ich dalszej przydatności,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za wynikłe różnice i ocena odpowiedzialności za powierzony towar,
- kontrola zabezpieczenia posiadanego towaru.
Zgodnie z art. 26 Ustawy o rachunkowości, taka inwentaryzacja jest obowiązkiem danej jednostki.
Warto też zwrócić uwagę na funkcję porządkującą jaką ma niewątpliwie każda Inwentaryzacja w Firmie.
Kto odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji?
Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji również towarów odpowiada Kierownik Jednostki.
W instrukcji inwentaryzacyjnej określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa w tym towarów.
W przypadku współpracy z Inwentaryzacje PRO Instrukcja Inwentaryzacji zawarta jest w Planie Projektu, który jest dokumentem pełniejszym, zawierającym niezbędne wzory dokumentów i dokładny opis projektu Inwentaryzacji. W Palnie Projektu znajdują się również Harmonogramy działań co jest o tyle istotne, że nadzór nad płynnym przebiegiem Inwentaryzacji ustalony jest od początku i spoczywa na IPRO.
Do prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji.
Warto pamiętać, że towary należy inwentaryzować drogą spisu z natury. W zależności od tego jak towar jest magazynowany, ulega zmianie termin inwentaryzacji. Inwentaryzacja może być przeprowadzana raz na dwa lata, raz na rok, lub w innych przypadkach nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku obrotowego.
Terminy inwentaryzacji towarów
Składnik majątkowy
Dodatkowe informacje
Ostatni dzień roku obrotowego
Materiały wpisane w koszty w dniu zakupu
Stan ustalony na dzień bilansowy w trakcie trwania inwentaryzacji jest podstawą do korekty kosztów ujętych w ewidencji do rzeczywistego poziomu ich zużycia.
Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, nie później niż do 15 dnia roku następnego.
Zapas materiału
Raz na 2 lata
Zapas towarów, materiałów, produktów gotowych i półproduktów w strzeżonych magazynach objętych ewidencją ilościowo-wartościową
Raz w roku
W punktach obrotu detalicznego – zapas materiałów i towarów objętych ewidencją wartościową.
Co z różnicami?
Zanim nastąpi wycena nadwyżek i niedoborów wynikłych po inwentaryzacji, należy ustalić przyczynę tych różnic. Różnice te mogą wynikać z czynników zależnych bądź niezależnych od osób odpowiedzialnych.
Niedobory niezawinione mogą powstać poprzez błędne przypisanie ilości podczas spisu z natury, niewłaściwe przyporządkowanie spisywanego towaru na podstawie nazwy i/lub indeksu, a także niedokładność pomiarową urządzenia np. wagi – wszystkie powyższe przypadki kwalifikuje się jako niedobory pozorne.
Ubytki towaru mogą powstać także z przyczyn naturalnych. Spowodowane są one procesami chemicznymi i fizycznymi zachodzącymi w trakcie magazynowania towaru, takimi jak parowanie, ulatnianie. Są to ubytki naturalne w granicach normy. Ustalane są dla nich wartości normatywne, mieszczące się w określonych granicach.
Istnieją także niedobory, które są spowodowane ubytkiem wynikającym z niewłaściwego przechowywanie towaru (nieodpowiednia wilgotność i/lub temperatura przechowywania). Takie ubytki nazywane są jako naturalne przekraczające normę.
Nie należy wykluczać także niedoborów powstałych w wyniku zdarzeń losowych, np. powodzi, gradobicia, silnego wiatru.
Powstać mogą także niedobory zawinione, powstałe w wyniku zaniedbań osób odpowiedzialnych za towar. Dana jednostka może sprawę powstałego niedoboru skierować na drogę postępowania sądowego celem dochodzenia pokrycia kosztu niedoboru. Innymi ścieżkami są – zastosowanie sankcji wynikających z wewnętrznych regulaminów lub też całkowita rezygnacja z dochodzenia rekompensaty. Osoba odpowiedzialna materialnie może także przyznać się do powstania niedoboru i pokryć jego koszt. Wtedy w niektórych przypadkach niedobory ujawnione podczas inwentaryzacji można umieścić w kosztach uzyskania przychodów.
Natomiast w przypadku nadwyżek należy również ustalić przyczynę ich powstania. Nadwyżki także mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych ilości towaru, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji danego towaru, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Niektóre nadwyżki wynikają z błędnych ilości przyjmowanych do systemu magazynowego. Często bowiem dostawcy przekazują większe ilości wyprodukowanych towarów, niż oznaczają to w dokumentach magazynowych. Przy przyjęciu Magazyn rejestruje ilość sztuk z dokumentacji a nie z faktycznej ilości. W ten sposób powstają różnice – nadwyżkowe przy dokładnym policzeniu stanu magazynowego.
Kompensata powstałych różnic
Powstałe nadwyżki i niedobory muszą zostać koniec końców rozliczone i wyjaśnione. Rozliczenie może zostać przeprowadzone na zasadzie kompensaty niedoborów z nadwyżkami na podstawie wartości towaru lub innych wskaźników. Natomiast wyjaśnienie pozostałych różnic pozwoli zabezpieczyć towar przed powstaniem nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych w przyszłości, usprawni kontrolę w obszarze gospodarowania majątkiem firmy, a także nad obiegiem dokumentów. Inwentaryzacja wykonana poprawnie będzie mogła służyć także kontroli dalszej przydatności danego towaru oraz zasadności współpracy z dostawcami zewnętrznymi.
Poprawnie wykonana inwentaryzacja to taki proces, który doprowadzi do wykazania przede wszystkim prawdy. Uzgodnienie ilości towaru względem ksiąg jest wygodne i proste, natomiast nie prowadzi w dłuższej perspektywie czasu do niczego dobrego.
Wśród Klientów Inwentaryzacje PRO są organizacje, które przez całe lata wykonywały inwentaryzację w sposób taki, aby „wszystko się zgadzało”. Takie działania mogą prowadzić do wielu nadużyć, w szczególności wśród Osób Odpowiedzialnych materialnie za towar. W konsekwencji przeprowadzenia rzetelnej Inwentaryzacji firma zyskała wiele korzyści nie tylko w wyłapaniu nieprawidłowości ale przed wszystkim w zoptymalizowaniu zakupów i uzyskaniu wolnej przestrzeni magazynowej.