Jak przeprowadzamy inwentaryzacje towarów?

Analiza potrzeb  Klienta – od tego zaczynamy! – ETAP 0

• lokalizacja magazynu
• powierzchnia
• ilość indeksów, sztuk asortymentu
• sposób składowania oraz pakowania towaru
• ustalenie oczekiwań klienta
• data spisu
• określenie ilości zasobów: ilość osób/zespołów spisujących, ilość godzin/dni pracy
• wizyta lokalna (opcjonalnie, choć często konieczna)

1. Ustalenie odpowiedniej metodologii przeprowadzenia spisu – ETAP 1

• analiza oznakowania towaru
• zapoznanie się z ewidencją magazynu, analiza ewidencji, określenie sposobu porównania danych
• zaproponowanie formy spisu – spis elektroniczny z wykorzystaniem kolektorów danych lub laptopów, spis na arkuszach ręcznych lub też przy wykorzystaniu kolektorów danych Klienta (wiąże się to z obowiązkowym szkoleniem dla naszych pracowników)

2. Realizacja spisu – ETAP 2

• przybycie zespołów spisowych na miejsce wg ustalonego harmonogramu
• przygotowanie sprzętu
• zapoznanie pracowników zespołu spisowego z logistyką magazynu
• szkolenie z przeprowadzania spisu na danym magazynie zgodnie ze specyfikacją miejsca
• spis z natury
• bieżąca analiza wyników oraz weryfikacja powstających różnic przy udziale koordynatora spisu oraz analityka

3. Przedstawienie wyników, zakończenie – ETAP 3

• zakończenie fizycznego liczenia
• weryfikacja powstałych różnic 
• wyjaśnienie pozostałych różnic inwentaryzacyjnych
• przedstawienie wyników w formie elektronicznej z porównaniem do ewidencji Klienta
• przygotowanie arkusza spisu z natury
• przygotowanie pliku końcowego wg wytycznych Klienta
• zakończenie projektu

4. Dalsze działanie – rozwój – ETAP 4

• zaproponowanie nowych rozwiązań niezbędnych do lepszego składowania towarów
• rekomendacje co to rozłożenia towarów, ich znakowania, systemie magazynowania
• pośrednictwo w zakresie wyposażania magazynów, wynajmu wózków widłowych, kolektorów, druku etykiet, itp.

Inwentaryzacja towarów od strony prawnej

Celem inwentaryzacji towarów jest:

• ustalenie stanu faktycznego (ilości) towarów poprzez spis z natury, porównanie go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie faktycznych różnic inwentaryzacyjnych,
• uwidocznienie stanu posiadanych towarów, ustalenie ich dalszej przydatności,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za wynikłe różnice i ocena odpowiedzialności za powierzony towar,
• kontrola zabezpieczenia posiadanego towaru.

Zgodnie z art. 26 Ustawy o rachunkowości, taka inwentaryzacja jest obowiązkiem danej jednostki.

Warto też zwrócić uwagę na funkcję porządkującą jaką ma niewątpliwie każda Inwentaryzacja w Firmie.

Kto odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji?

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji również towarów odpowiada Kierownik Jednostki. 

W instrukcji inwentaryzacyjnej określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa w tym towarów. 

W przypadku współpracy z Inwentaryzacje PRO Instrukcja Inwentaryzacji zawarta jest w Planie Projektu, który jest dokumentem pełniejszym, zawierającym niezbędne wzory dokumentów i dokładny opis projektu Inwentaryzacji. W Palnie Projektu znajdują się również Harmonogramy działań co jest o tyle istotne, że nadzór nad płynnym przebiegiem Inwentaryzacji ustalony jest od początku i spoczywa na IPRO.

Do prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji.

Warto pamiętać, że towary należy inwentaryzować drogą spisu z natury. W zależności od tego jak towar jest magazynowany, ulega zmianie termin inwentaryzacji. Inwentaryzacja może być przeprowadzana raz na dwa lata, raz na rok, lub w innych przypadkach nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku obrotowego.

Terminy inwentaryzacji towarów

Składnik majątkowy

Dodatkowe informacje

Ostatni dzień roku obrotowego

Materiały wpisane w koszty w dniu zakupu

Stan ustalony na dzień bilansowy w trakcie trwania inwentaryzacji jest podstawą do korekty kosztów ujętych w ewidencji do rzeczywistego poziomu ich zużycia.

Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, nie później niż do 15 dnia roku następnego.

Zapas materiału

Raz na 2 lata

Zapas towarów, materiałów, produktów gotowych i półproduktów w strzeżonych magazynach objętych ewidencją ilościowo-wartościową

Raz w roku

W punktach obrotu detalicznego – zapas materiałów i towarów objętych ewidencją wartościową.

Co z różnicami?

Zanim nastąpi wycena nadwyżek i niedoborów wynikłych po inwentaryzacji, należy ustalić przyczynę  tych różnic. Różnice te mogą wynikać z czynników zależnych bądź niezależnych od osób odpowiedzialnych.

Niedobory niezawinione mogą powstać poprzez błędne przypisanie ilości podczas spisu z natury, niewłaściwe przyporządkowanie spisywanego towaru na podstawie nazwy i/lub indeksu, a także niedokładność pomiarową urządzenia np. wagi – wszystkie powyższe przypadki kwalifikuje się jako niedobory pozorne.

Ubytki towaru mogą powstać także z przyczyn naturalnych. Spowodowane są one procesami chemicznymi i fizycznymi zachodzącymi w trakcie magazynowania towaru, takimi jak parowanie, ulatnianie. Są to ubytki naturalne w granicach normy. Ustalane są dla nich wartości normatywne, mieszczące się w określonych granicach.

Istnieją także niedobory, które są spowodowane ubytkiem wynikającym z niewłaściwego przechowywanie towaru (nieodpowiednia wilgotność i/lub temperatura przechowywania). Takie ubytki nazywane są jako naturalne przekraczające normę.

Nie należy wykluczać także niedoborów powstałych w wyniku zdarzeń losowych, np. powodzi, gradobicia, silnego wiatru.

Powstać mogą także niedobory zawinione, powstałe w wyniku zaniedbań osób odpowiedzialnych za towar. Dana jednostka może sprawę powstałego niedoboru skierować na drogę postępowania sądowego celem dochodzenia pokrycia kosztu niedoboru. Innymi ścieżkami są – zastosowanie sankcji wynikających z wewnętrznych regulaminów lub też całkowita rezygnacja z dochodzenia rekompensaty. Osoba odpowiedzialna materialnie może także przyznać się do powstania niedoboru i pokryć jego koszt. Wtedy w niektórych przypadkach niedobory ujawnione podczas inwentaryzacji można umieścić w kosztach uzyskania przychodów.

Natomiast w przypadku nadwyżek  należy również ustalić przyczynę ich powstania. Nadwyżki także mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych ilości towaru, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji  danego towaru, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Niektóre nadwyżki wynikają z błędnych ilości przyjmowanych do systemu magazynowego. Często bowiem dostawcy przekazują większe ilości wyprodukowanych towarów, niż oznaczają to w dokumentach magazynowych. Przy przyjęciu Magazyn rejestruje ilość sztuk z dokumentacji a nie z faktycznej ilości. W ten sposób powstają różnice – nadwyżkowe przy dokładnym policzeniu stanu magazynowego.

Kompensata powstałych różnic

Powstałe nadwyżki i niedobory muszą zostać koniec końców rozliczone i wyjaśnione. Rozliczenie może zostać przeprowadzone na zasadzie kompensaty niedoborów z nadwyżkami na podstawie wartości towaru lub innych wskaźników. Natomiast wyjaśnienie pozostałych różnic pozwoli zabezpieczyć towar przed powstaniem nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych w przyszłości, usprawni kontrolę w obszarze gospodarowania majątkiem firmy, a także nad obiegiem dokumentów. Inwentaryzacja wykonana poprawnie będzie mogła służyć także kontroli dalszej przydatności danego towaru oraz zasadności współpracy z dostawcami zewnętrznymi.

Poprawnie wykonana inwentaryzacja to taki proces, który doprowadzi do wykazania przede wszystkim prawdy. Uzgodnienie ilości towaru względem ksiąg jest wygodne i proste, natomiast nie prowadzi w dłuższej perspektywie czasu do niczego dobrego.

Wśród Klientów Inwentaryzacje PRO są organizacje, które przez całe lata wykonywały inwentaryzację w sposób taki, aby „wszystko się zgadzało”. Takie działania mogą prowadzić do wielu nadużyć, w szczególności wśród Osób Odpowiedzialnych materialnie za towar. W konsekwencji przeprowadzenia rzetelnej Inwentaryzacji firma zyskała wiele korzyści nie tylko w wyłapaniu nieprawidłowości ale przed wszystkim w zoptymalizowaniu zakupów i uzyskaniu wolnej przestrzeni magazynowej.