Inwentaryzacja to według definicji zespół czynności przeprowadzanych celem ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów firmy na określony dzień, najczęściej na koniec okresu rozrachunkowego. Jej ostateczny kształt zawsze zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Inwentaryzacja magazynowa polega na ustaleniu faktycznego stanu składników obrotowych, czyli towarów, surowców, czy wyrobów gotowych przechowywanych w magazynach.
Znaczenie inwentaryzacji magazynów
Inwentaryzację magazynów przeprowadza się poprzez dokonanie spisu z natury towarów znajdujących się na terenie firmy. Integralną częścią tego procesu jest też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem rzeczywistym stwierdzonym podczas spisu, a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej i aktualizacja zapisów do stanu stwierdzonego w rzeczywistości.
Poprawnie przeprowadzona inwentaryzacja magazynu ma także olbrzymie znaczenie z punktu widzenia logistyki. Jej celemjest nie tylkozarejestrowanie, ile towaru mamy w magazynie, ale też gdzie się on znajduje. Właściwe oznaczenie lokalizacji przyspiesza i usprawnia procedurę spisu, ale także ma olbrzymie znaczenie dla osób pracujących w magazynie na co dzień.
Rozpatrując znaczenie przeprowadzania ewidencji w odniesieniu do księgowości firmy, inwentaryzacja magazynu powinna spełniać wymogi ustawy o rachunkowości. Z punktu widzenia biznesowego najbardziej interesujący jest zakres dotyczący drogich towarów, jednak formalności wymagają, by obejmowała ona również te najtańsze. Spisana musi zostać cała zawartość magazynu, nawet najdrobniejsze elementy.
Inwentaryzacja zasobów magazynowych od strony prawnej
Inwentaryzacja zasobów magazynowych ma swoją podstawę prawną, wynikającą z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223, z późn. zm.). Podstawowym terminem, wynikającym z art. 26 ust. 1 wyżej wskazanej ustawy, jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację należy więc przeprowadzić na 31 grudnia każdego roku obrotowego.
Jednakże zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 2 tej ustawy termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację m.in. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat.
Powyższe szczególne warunki inwentaryzacji dopuszczają, aby termin i częstotliwość inwentaryzacji były dochowane „w ciągu” określonego okresu. W opinii Audytorów „w ciągu” oznacza zarówno prawo do jednorazowego, na dowolny dzień, jak i sukcesywnego w danym okresie ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup wymienionych wyżej aktywów objętych inwentaryzacją magazynową drogą spisu z natury. Powinno to nastąpić w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie zostały spisane z natury wszystkie stanowiące własność jednostki zasoby danego składnika majątkowego, objęte omawianym rodzajem inwentaryzacji.
Ustawa nie nakazuje zatem jednorazowego spisywania całości wymienionych aktywów, w tym także zapasów. Oznacza to, że możliwe jest dokonywanie rozłożonego w czasie spisu omawianych składników majątkowych, grupowania według dowolnego, racjonalnego kryterium, pozwalającego jednak na spełnienie wymogów ustawy, tj.:
- przeprowadzenia kompletnej inwentaryzacji drogą spisu z natury danych składników aktywów w przewidzianym ustawą okresie,
- każdorazowegoporównania rezultatu spisu cząstkowego danego zasobu na dany dzień z jego stanem księgowym na ten sam dzień oraz ustalenia i rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,
- zapewnienia zachowania częstotliwości inwentaryzacji przewidzianych ustawą dla każdego odrębnie inwentaryzowanego składnika majątkowego.
Biorąc powyższe pod uwagę, termin i częstotliwość inwentaryzacji zapasów, surowców, materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów, znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, będą dotrzymane, jeżeli inwentaryzacja ta zostanie przeprowadzona w dowolnym dniu roku obrotowego, pod warunkiem, że od daty poprzedniej inwentaryzacji nie upłynął okres dwóch lat. Warto też zwrócić uwagę na funkcję porządkującą, jaką ma niewątpliwie każda inwentaryzacja w firmie.
Co jest celem inwentaryzacji materiałów w magazynie?
Inwentaryzację materiałów w magazynie przeprowadza się, aby:
- określić stan faktyczny (ilość) towarów poprzez spis z natury, porównanie go ze stanem wynikającym z systemu magazynowego, co pozwala na ustalenie faktycznych różnic inwentaryzacyjnych,
- uwidocznić stan posiadanych towarów, ocenić ich dalszą przydatność,
- rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za wynikłe różnice i ocenić ich odpowiedzialność za powierzony towar,
- dokonać kontroli zabezpieczenia posiadanego towaru,
- dokonać kontroli potencjalnych kradzieży i ubytków.
Każdy cel pełni istotną rolę dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Kto odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów magazynowych?
Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji zapasów magazynowych odpowiada kierownik jednostki. Winstrukcji inwentaryzacji określa on zasady przeprowadzenia spisu poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa w tym towarów.
Terminy inwentaryzacji magazynów
Terminy inwentaryzacji magazynów muszą być skrupulatnie przestrzegane, aby spełniać wymogi prawne. Poniżej zebraliśmy najistotniejsze informacje dla naszych klientów.
| Termin inwentaryzacji | Składnik aktywów i pasywów |
| Ostatni dzień roku obrotowego | Materiały wpisane w koszty w dniu zakupu |
| Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego | Zapas materiałów |
| Raz w ciągu 2 lat | Zapas materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową |
| Raz w roku | Zapas towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki |
Inwentaryzacja magazynu z firmą zewnętrzną
Inwentaryzacja magazynu z firmą zewnętrzną niesie ze sobą wiele korzyści. W przypadku współpracy z namiinstrukcja inwentaryzacji zawarta jest w Planie Projektu, który jest dokumentem pełniejszym, zawierającym niezbędne wzory dokumentów i dokładny opis projektu inwentaryzacji. W oferowanym przez nas planie znajdują się również harmonogramy działań, co jest o tyle istotne, że nadzór nad płynnym przebiegiem spisu ustalony jest od początku i spoczywa na nas.
Do prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury w magazynie należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji. Warto pamiętać, że materiały należy inwentaryzować drogą spisu z natury i w miarę możliwości nie powinny one zmieniać miejsca położenia podczas prac inwentaryzacyjnych. Jednak termin inwentaryzacji jest uzależniony od sposobu ewidencji zasobów. Inwentaryzacja może być przeprowadzana raz na dwa lata, raz na rok, lub w innych przypadkach nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku obrotowego.
W naszej metodzie inwentaryzacji magazynów wyróżniamy kilka etapów:
- ETAP 0 – obejmuje analizę potrzeb klienta, w tym ustalenie:
- lokalizacji magazynu,
- jego powierzchni,
- ilości indeksów, sztuk asortymentu,
- sposobu składowania oraz pakowania towaru,
- oczekiwań klienta,
- daty spisu,
- ilości zasobów: ilość osób/zespołów spisujących, ilość godzin/dni pracy,
- terminu wizyty lokalnej (opcjonalnie, choć często jest ona konieczna),
- ETAP 1 – ustalenie odpowiedniej metodologii przeprowadzenia spisu, obejmujące:
- analizę oznakowania towaru,
- zapoznanie się z ewidencją magazynu, analizę ewidencji, określenie sposobu porównania danych,
- zaproponowanie formy spisu – spis elektroniczny z wykorzystaniem kolektorów danych lub laptopów, spis na arkuszach ręcznych lub też przy wykorzystaniu kolektorów danych klienta, co wiąże się z obowiązkowym szkoleniem dla naszych pracowników,
- ETAP 2 – realizacja spisu:
- przybycie zespołów spisowych na miejsce wg ustalonego harmonogramu,
- przygotowanie sprzętu,
- zapoznanie pracowników zespołu spisowego z logistyką magazynu i zasadami BHP,
- szkolenie z przeprowadzania spisu na danym magazynie zgodnie ze specyfikacją miejsca,
- spis z natury,
- bieżąca analiza wyników oraz weryfikacja powstających różnic przy udziale koordynatora spisu oraz analityka,
- ETAP 3 – przedstawienie wyników i zakończenie prac, obejmujące:
- zakończenie fizycznego liczenia,
- weryfikację powstałych różnic,
- wyjaśnienie pozostałych różnic inwentaryzacyjnych,
- przedstawienie wyników w formie elektronicznej z porównaniem do ewidencji klienta,
- przygotowanie arkusza spisu z natury,
- przygotowanie pliku końcowego według wytycznych klienta,
- zakończenie projektu,
- ETAP 4 – przedstawienie dalszych działań i kierunków rozwoju, w tym:
- zaproponowanie nowych rozwiązań niezbędnych do lepszego składowania towarów,
- rekomendacje co do rozłożenia towarów, ich znakowania oraz systemu magazynowania,
- pośrednictwo w zakresie wyposażania magazynów, wynajmu wózków widłowych, kolektorów, druku etykiet, itp.
Współpraca z nami gwarantuje najkorzystniejsze rozwiązania, ponieważ nasza metoda inwentaryzacji magazynowej oparta jest na wieloletnim doświadczeniu. Posiadamy przy tym nowoczesne kolektory do spisu w magazynie, które ułatwiają nam przeprowadzenie prac. Możemy także wykonać inwentaryzację towarów w magazynie.
Różnice po inwentaryzacji magazynów
Zanim nastąpi wycena nadwyżek i niedoborów wynikłych po spisaniu ewidencji, należy ustalić przyczynę różnic po inwentaryzacji magazynów. Mogą one wynikać z czynników zależnych bądź niezależnych od osób odpowiedzialnych. Niedobory niezawinione mogą powstać poprzez błędne przypisanie ilości podczas spisu z natury, niewłaściwe przyporządkowanie spisywanego towaru na podstawie nazwy i/lub indeksu, a także niedokładność pomiarową urządzenia np. wagi – wszystkie powyższe przypadki kwalifikuje się jako niedobory pozorne.
Ubytki towaru w magazynie
Ubytki towaru w magazynie mogą powstać także z przyczyn naturalnych. Spowodowane są one procesami chemicznymi i fizycznymi zachodzącymi w trakcie magazynowania towaru, takimi jak np.: parowanie, ulatnianie. Są to ubytki naturalne w granicach normy.Ustalane są dla nich wartości normatywne, mieszczące się w określonych granicach.
Istnieją także niedobory, które są spowodowane ubytkiem wynikającym z niewłaściwego przechowywanie towaru (nieodpowiednia wilgotność i/lub temperatura przechowywania). Takie ubytki nazywane są jako naturalne przekraczające normę. Nie należy wykluczać także niedoborów powstałych w wyniku zdarzeń losowych, np. powodzi, gradobicia, silnego wiatru.
Powstać mogą także niedobory zawinione, powstałe w wyniku zaniedbań osób odpowiedzialnych za towar. Dana jednostka może sprawę powstałego niedoboru skierować na drogę postępowania sądowego celem dochodzenia pokrycia jego kosztów. Innymi możliwości polegają na zastosowaniu sankcji wynikających z wewnętrznych regulaminów lub też całkowita rezygnacja z dochodzenia rekompensaty. Osoba odpowiedzialna materialnie może także przyznać się do powstania niedoboru i pokryć jego koszt. Wtedy w niektórych przypadkach niedobory ujawnione podczas inwentaryzacji można umieścić w kosztachuzyskania przychodów.
Nadwyżki po inwentaryzacji magazynowej
Natomiast w przypadku nadwyżek należy również ustalić przyczynę ich powstania. Nadwyżki po inwentaryzacji magazynowej także mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych ilości towaru, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji danego towaru, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Niektóre nadwyżki wynikają z błędnych ilości przyjmowanych do systemu magazynowego. Często bowiem dostawcy przekazują większe ilości wyprodukowanych towarów, niż oznaczają to w dokumentach magazynowych. Przy przyjęciu magazyn rejestruje ilość sztuk z dokumentacji, a nie z faktycznej ilości. W ten sposób powstają różnice – nadwyżkowe przy dokładnym policzeniu stanu magazynowego.
Kompensata różnic po spisie z natury w magazynie
Powstałe nadwyżki i niedobory muszą zostać koniec końców rozliczone i wyjaśnione. Rozliczenie może przyjąć formę kompensaty różnic po spisie z natury w magazynie. Taki sposób rozliczenia oznacza częściowe umorzenie niedoborów i nadwyżek na podstawie wartości towaru lub innych wskaźników. Potrącenie polega na odjęciu niższej wartości od wyższej. Natomiast wyjaśnienie pozostałych różnic pozwoli zabezpieczyć towar przed powstaniem nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych w przyszłości, usprawni kontrolę w obszarze gospodarowania majątkiem firmy, a także nad obiegiem dokumentów.
Poprawnie wykonana inwentaryzacja materiałów w magazynie
Poprawnie wykonana inwentaryzacja materiałów w magazynie będzie mogła służyć także kontroli dalszej przydatności danego towaru oraz zasadności współpracy z dostawcami zewnętrznymi. Odpowiednio przeprowadzony spis to proces, który doprowadzi do wykazania przede wszystkim prawdy. Uzgodnienie ilości towaru względem ksiąg jest wygodne i proste, natomiast nie prowadzi w dłuższej perspektywie do niczego dobrego.
Wśród naszych klientów są organizacje, które przez całe lata wykonywały inwentaryzację w sposób taki, aby „wszystko się zgadzało”. Takie działania mogą prowadzić do wielu nadużyć, w szczególności wśród osób odpowiedzialnych materialnie za towar. W konsekwencji przeprowadzenia rzetelnej inwentaryzacji magazynufirma zyskuje wiele korzyścinie tylko w wyłapaniu nieprawidłowości, ale przed wszystkim w zoptymalizowaniu zakupów i uzyskaniu wolnej przestrzeni magazynowej.
