Inwentaryzacja magazynów – Jak ją przeprowadzamy?

Inwentaryzacja to według definicji zespół czynności przeprowadzanych celem ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów firmy na określony dzień, najczęściej na koniec okresu rozrachunkowego.

Z punktu widzenia magazynów inwentaryzacja polega na ustaleniu faktycznego stanu składników obrotowych czyli towarów surowców, czy wyrobów gotowych przechowywanych w magazynach.

Inwentaryzację przeprowadza się poprzez dokonanie spisu z natury towarów znajdujących się na terenie firmy. Integralną częścią tego procesu jest też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem rzeczywistym stwierdzonym podczas spisu a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej i aktualizacja zapisów do stanu stwierdzonego w rzeczywistości. Wyjaśnienie różnic

Ważnym fragmentem inwentaryzacji z punktu widzenia logistyki jest zarejestrowanie nie tylko tego ile towaru mamy w magazynie, ale też gdzie się on znajduje. Właściwe oznaczenie lokalizacji nie tylko na co dzień ale głównie podczas Inwentaryzacji ma ogromne znaczenie.

Z punktu widzenia księgowego powinna on spełniać wymogi ustawy o rachunkowości. Z punktu widzenia biznesowego najbardziej interesujący jest zakres inwentaryzacji dotyczący drogich towarów, jednak formalności wymagają, by dotyczyła ona również tych najtańszych.

Inwentaryzacja towarów w magazynie od strony prawnej

Podstawowym terminem inwentaryzacji, wynikającym z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.) jest ostatni dzień każdego roku obrotowego. W jednostkach, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzację należy więc przeprowadzić na 31 grudnia każdego roku obrotowego.

Jednakże zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 2 tej ustawy termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację m.in: zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat.

Powyższe szczególne warunki inwentaryzacji dopuszczają, aby termin i częstotliwość inwentaryzacji były dochowane „w ciągu” określonego okresu. W opinii Audytorów „w ciągu” oznacza zarówno prawo do jednorazowego, na dowolny dzień, jak i sukcesywnego w danym okresie ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup wymienionych wyżej aktywów objętych inwentaryzacją drogą spisu z natury. Powinno to nastąpić w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie zostały spisane z natury wszystkie stanowiące własność jednostki zasoby danego składnika majątkowego, objęte omawianym rodzajem inwentaryzacji.

Ustawa nie nakazuje zatem jednorazowego spisywania całości wymienionych aktywów, w tym także zapasów. Oznacza to, że możliwe jest dokonywanie rozłożonego w czasie spisu omawianych składników majątkowych, grupowania według dowolnego, racjonalnego kryterium, pozwalającego jednak na spełnienie wymogów ustawy, tj.:

• przeprowadzenie kompletnej inwentaryzacji drogą spisu z natury danych składników aktywów w przewidzianym ustawą okresie,
• każdorazowe porównanie rezultatu spisu cząstkowego danego zasobu na dany dzień z jego stanem księgowym na ten sam dzień oraz ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych,
• zapewnienie zachowania częstotliwości inwentaryzacji przewidzianych ustawą dla każdego odrębnie inwentaryzowanego składnika majątkowego.

Biorąc powyższe pod uwagę, termin i częstotliwość inwentaryzacji zapasów, surowców, materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów, znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo – wartościową, będą dotrzymane jeżeli inwentaryzacja ta zostanie przeprowadzona w dowolnym dniu roku obrotowego, pod warunkiem że od daty poprzedniej inwentaryzacji nie upłynął okres dwóch lat.

Warto też zwrócić uwagę na funkcję porządkującą jaką ma niewątpliwie każda Inwentaryzacja w Firmie.

Co jest zatem Celem Inwentaryzacji Towarów?

Generalnie inwentaryzację przeprowadza się aby:

• ustalić stan faktyczny (ilości) towarów poprzez spis z natury, porównanie go ze stanem wynikającym z systemem magazynowym, ustalenie faktycznych różnic inwentaryzacyjnych,
• uwidocznić stan posiadanych towarów, ustalić ich dalszej przydatności,
• rozliczyć osoby materialnie odpowiedzialne za wynikłe różnice i ocenić ich odpowiedzialności za powierzony towar,
• dokonać kontroli zabezpieczenia posiadanego towaru,
• dokonać kontroli potencjalnych kradzieży i ubytków.

Inwentaryzacja magazynów – Kto odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji?

Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji również towarów odpowiada Kierownik Jednostki.

W Instrukcji Inwentaryzacji określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa w tym towarów.

Inwentaryzacja magazynów – Terminy inwentaryzacji:

Termin inwentaryzacji	Składnik aktywów i pasywów
Ostatni dzień roku obrotowego	Materiały wpisane w koszty w dniu zakupu
Nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia roku następnego	Zapas materiałów
Raz w ciągu 2 lat	Zapas materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową
Raz w roku	Zapas towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki

Współpraca z Inwentaryzacje PRO

W przypadku współpracy z IPRO Instrukcja Inwentaryzacji zawarta jest w Planie Projektu, który jest dokumentem pełniejszym, zawierającym niezbędne wzory dokumentów i dokładny opis projektu Inwentaryzacji.

W Palnie Projektu znajdują się również Harmonogramy działań co jest o tyle istotne, że nadzór nad płynnym przebiegiem Inwentaryzacji ustalony jest od początku i spoczywa na IPRO.

Do prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji.

Warto pamiętać, że materiały należy inwentaryzować drogą spisu z natury i w miarę możliwości nie powinny one zmieniać miejsca położenia podczas prac inwentaryzacyjnych. Jednak termin inwentaryzacji jest uzależniony od sposobu ewidencji materiałów. Inwentaryzacja może być przeprowadzana raz na dwa lata, raz na rok, lub w innych przypadkach nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku obrotowego.

W naszej metodzie inwentaryzacji magazynów wyróżniamy kilka etapów:

ETAP 0 – Analiza potrzeb Klienta

• lokalizacja magazynu
• powierzchnia
• ilość indeksów, sztuk asortymentu
• sposób składowania oraz pakowania towaru
• ustalenie oczekiwań klienta
• data spisu
• określenie ilości zasobów: ilość osób/zespołów spisujących, ilość godzin/dni pracy
• wizyta lokalna (opcjonalnie, choć często konieczna)

ETAP 1 – Ustalenie odpowiedniej metodologii przeprowadzenia spisu

• analiza oznakowania towaru
• zapoznanie się z ewidencją magazynu, analiza ewidencji, określenie sposobu porównania danych
• zaproponowanie formy spisu – spis elektroniczny z wykorzystaniem kolektorów danych lub laptopów, spis na arkuszach ręcznych lub też przy wykorzystaniu kolektorów danych Klienta (wiąże się to z obowiązkowym szkoleniem dla naszych pracowników)

ETAP 2 – Realizacja spisu

• przybycie zespołów spisowych na miejsce wg ustalonego harmonogramu
• przygotowanie sprzętu
• zapoznanie pracowników zespołu spisowego z logistyką magazynu i zasadami BHP
• szkolenie z przeprowadzania spisu na danym magazynie zgodnie ze specyfikacją miejsca
• spis z natury
• bieżąca analiza wyników oraz weryfikacja powstających różnic przy udziale koordynatora spisu oraz analityka

ETAP 3 – Przedstawienie wyników, zakończenie

• zakończenie fizycznego liczenia
• weryfikacja powstałych różnic
• wyjaśnienie pozostałych różnic inwentaryzacyjnych
• przedstawienie wyników w formie elektronicznej z porównaniem do ewidencji Klienta
• przygotowanie arkusza spisu z natury
• przygotowanie pliku końcowego według wytycznych Klienta
• zakończenie projektu

ETAP 4 – Dalsze działanie – rozwój

• zaproponowanie nowych rozwiązań niezbędnych do lepszego składowania towarów
• rekomendacje co do rozłożenia towarów, ich znakowania oraz systemie magazynowania
• pośrednictwo w zakresie wyposażania magazynów, wynajmu wózków widłowych, kolektorów, druku etykiet, itp.

Co z różnicami?

Zanim nastąpi wycena nadwyżek i niedoborów wynikłych po inwentaryzacji, należy ustalić przyczynę  tych różnic. Różnice te mogą wynikać z czynników zależnych bądź niezależnych od osób odpowiedzialnych.

Niedobory niezawinione mogą powstać poprzez błędne przypisanie ilości podczas spisu z natury, niewłaściwe przyporządkowanie spisywanego towaru na podstawie nazwy i/lub indeksu, a także niedokładność pomiarową urządzenia np. wagi – wszystkie powyższe przypadki kwalifikuje się jako niedobory pozorne.

Ubytki towaru mogą powstać także z przyczyn naturalnych. Spowodowane są one procesami chemicznymi i fizycznymi zachodzącymi w trakcie magazynowania towaru, takimi jak np.: parowanie, ulatnianie. Są to ubytki naturalne w granicach normy. Ustalane są dla nich wartości normatywne, mieszczące się w określonych granicach.

Istnieją także niedobory, które są spowodowane ubytkiem wynikającym z niewłaściwego przechowywanie towaru (nieodpowiednia wilgotność i/lub temperatura przechowywania). Takie ubytki nazywane są jako naturalne przekraczające normę.

Nie należy wykluczać także niedoborów powstałych w wyniku zdarzeń losowych, np. powodzi, gradobicia, silnego wiatru.

Powstać mogą także niedobory zawinione, powstałe w wyniku zaniedbań osób odpowiedzialnych za towar. Dana jednostka może sprawę powstałego niedoboru skierować na drogę postępowania sądowego celem dochodzenia pokrycia kosztu niedoboru. Innymi ścieżkami są – zastosowanie sankcji wynikających z wewnętrznych regulaminów lub też całkowita rezygnacja z dochodzenia rekompensaty. Osoba odpowiedzialna materialnie może także przyznać się do powstania niedoboru i pokryć jego koszt. Wtedy w niektórych przypadkach niedobory ujawnione podczas inwentaryzacji można umieścić w kosztach uzyskania przychodów.

Natomiast w przypadku nadwyżek  należy również ustalić przyczynę ich powstania. Nadwyżki także mogą być związane z błędnym zapisem w arkuszach spisowych ilości towaru, z błędami pomiaru, błędami w dokumentacji  danego towaru, a także niedokładnością urządzeń pomiarowych. Niektóre nadwyżki wynikają z błędnych ilości przyjmowanych do systemu magazynowego. Często bowiem dostawcy przekazują większe ilości wyprodukowanych towarów, niż oznaczają to w dokumentach magazynowych. Przy przyjęciu Magazyn rejestruje ilość sztuk z dokumentacji a nie z faktycznej ilości. W ten sposób powstają różnice – nadwyżkowe przy dokładnym policzeniu stanu magazynowego.

Kompensata powstałych różnic

Powstałe nadwyżki i niedobory muszą zostać koniec końców rozliczone i wyjaśnione. Rozliczenie może zostać przeprowadzone na zasadzie kompensaty niedoborów z nadwyżkami na podstawie wartości towaru lub innych wskaźników. Natomiast wyjaśnienie pozostałych różnic pozwoli zabezpieczyć towar przed powstaniem nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych w przyszłości, usprawni kontrolę w obszarze gospodarowania majątkiem firmy, a także nad obiegiem dokumentów. Inwentaryzacja wykonana poprawnie będzie mogła służyć także kontroli dalszej przydatności danego towaru oraz zasadności współpracy z dostawcami zewnętrznymi.

Poprawnie wykonana inwentaryzacja to taki proces, który doprowadzi do wykazania przede wszystkim prawdy. Uzgodnienie ilości towaru względem ksiąg jest wygodne i proste, natomiast nie prowadzi w dłuższej perspektywie czasu do niczego dobrego.

Wśród Klientów Inwentaryzacje PRO są organizacje, które przez całe lata wykonywały inwentaryzację w sposób taki, aby „wszystko się zgadzało”. Takie działania mogą prowadzić do wielu nadużyć, w szczególności wśród Osób Odpowiedzialnych materialnie za towar. W konsekwencji przeprowadzenia rzetelnej Inwentaryzacji firma zyskuje wiele korzyści nie tylko w wyłapaniu nieprawidłowości ale przed wszystkim w zoptymalizowaniu zakupów i uzyskaniu wolnej przestrzeni magazynowej.