Inwentaryzacja środków trwałych jest kluczowym elementem weryfikacji majątku w każdej firmie. Mamy obowiązek jej realizacji co 4 lata, licząc od tego roku obrachunkowego w którym zakupiliśmy pierwszy środek trwały. Innymi słowy jeśli kupiliśmy środki w 2020 roku, to inwentaryzację należy wykonać w 2024 roku przedstawiając jej wstępne wyniki do 15 Stycznia roku następnego. Czasami jednak, mimo najlepszych intencji i planów, może się zdarzyć, że termin przeprowadzenia inwentaryzacji minie. Co robić w takiej sytuacji?
Po pierwsze: nie panikuj!
Każdemu może się zdarzyć zapomnieć o terminie inwentaryzacji. Najważniejsze jest, aby zachować spokój i jak najszybciej podjąć odpowiednie kroki. Opóźnienie w przeprowadzeniu inwentaryzacji nie jest końcem świata, ale wymaga szybkiej reakcji i odpowiednich działań.
Po drugie: działaj natychmiast
Gdy zorientujesz się, że termin przeprowadzenia inwentaryzacji minął, niezwłocznie przystąp do jej wykonania. Ważne jest, aby inwentaryzację przeprowadzić jak najszybciej, zgodnie z obowiązującymi standardami i procedurami.
Po trzecie: zaktualizuj politykę rachunkowości
Warto w polityce rachunkowości uwzględnić możliwość wystąpienia opóźnień w wyjątkowych przypadkach. Taki zapis pozwoli na formalne uregulowanie sytuacji, gdy termin przeprowadzenia inwentaryzacji zostanie przekroczony. Można to zrobić na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy o rachunkowości, który pozwala na stosowanie Krajowych Standardów Rachunkowości (KSR) wydanych przez Komitet Standardów Rachunkowości w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy.
Po czwarte: zgodność z Krajowymi Standardami Rachunkowości (KSR)
Przyjęcie zasady, że w wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się opóźnienie inwentaryzacji, musi być zgodne z KSR. W myśl standardów KSR, inwentaryzację należy przeprowadzić niezwłocznie po stwierdzeniu opóźnienia. Dzięki temu firma będzie zgodna z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości. Dodatkowo należy w Protokole kończącym Inwentaryzację podać powód wystąpienia opóźnienia i zastosować, wskazania – procedury, jak uniknąć takich sytuacji w przyszłości. Ważne jest również przygotowanie raportu dobrych praktyk na przyszłość, oraz uzgodnienie prawidłowości realizacji zgodnie z zapisami Ustawy o Rachunkowości oraz aktualnymi Rozporządzeniami Ministerstwa Finansów. Wiele bowiem na przestrzeni czasu było aktualizacji w tym zakresie, a nie wszyscy za nimi podążają. Przykładem moga być tu monitory, które kiedyś stanowiły element zestawu a przez wiele firm traktowane są jako wyposażenie ze względu na ich niską wartość zakupu, tymczasem są one oddzielnym środkiem trwałym, bo w swojej definicji użytkowane sa powyżej roku. Nie można ich zatem ksiegować w zestawach ani pomijać w ewidencjonowaniu.
Podsumowanie
Każdemu może się zdarzyć zapomnieć o terminie inwentaryzacji środków trwałych. Kluczowe jest jednak, aby działać szybko i efektywnie. Zaktualizowanie polityki rachunkowości i przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z KSR to kroki, które pozwolą na minimalizację skutków opóźnienia i zachowanie zgodności z przepisami prawa. Pamiętajmy, że szybka reakcja i odpowiednie działania są kluczem do skutecznego zarządzania inwentaryzacją w firmie. W przypadku wystąpienia opóźnienia, warto skorzystać z pomocy firmy zewnętrznej do wykonania Inwentaryzacji. Będzie ona wtedy nie tylko w zgodzie z przepisami ale szybko i sprawnie zrealizowana. Wybór firmy do inwentaryzacji zawsze warto oprzeć na podstawie jej wiedzy, doświadczenia, referencji i dobrego rozumienia zagadnienia Inwentaryzacji właśnie środków trwałych (inwentaryzacja magazynowa bowiem rządzi się zupełnie innymi prawami). Jedynie bowiem ekspert w tym zakresie podpowie jak dobrze wybrnąć z systuacji opóźnień.
Więcej na temat regulacji dotyczących rachunkowości można znaleźć w Ustawie O Rachunkowości.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w przeprowadzeniu inwentaryzacji, nasza firma jest gotowa Ci pomóc. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i jak możemy wspierać Twoje przedsiębiorstwo w zarządzaniu środkami trwałymi.
