Protokół z inwentaryzacji to kluczowy dokument podsumowujący przeprowadzony proces ewidencji i kontroli zasobów firmy. Odpowiednio sporządzony protokół nie tylko dokumentuje rzeczywiste stany majątkowe przedsiębiorstwa, ale również stanowi podstawę do rozliczenia wszelkich różnic inwentaryzacyjnych. Jego zawartość musi być precyzyjna, zgodna z obowiązującymi przepisami i dostosowana do specyfiki oraz potrzeb przedsiębiorstwa.

Jakie dane musi zawierać protokół z inwentaryzacji?

Na wstępie protokół powinien zawierać szczegółowe dane identyfikacyjne, takie jak nazwa przedsiębiorstwa, data oraz miejsce przeprowadzenia inwentaryzacji, a także pełna lista osób zaangażowanych w proces. Dzięki temu możliwe jest jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za przebieg i wyniki inwentaryzacji, co jest istotne zarówno z punktu widzenia wewnętrznego nadzoru, jak i ewentualnych kontroli zewnętrznych. Korzystając z usług Inwentaryzacje PRO nie musisz się martwić o protokół z inwentaryzacji, ponieważ jako jedni z nielicznych zawsze go tworzymy.

Kluczową częścią protokołu jest szczegółowa ewidencja zasobów podlegających inwentaryzacji, obejmująca ich rodzaj, ilość, wartość jednostkową i całkowitą, a także numer inwentarzowy, jeśli zasób został nim oznaczony. Lista ta powinna być przygotowana zgodnie z ustaloną wcześniej metodologią, aby dane były czytelne i jednoznacznie wskazywały różnice pomiędzy stanem faktycznym a stanem ewidencyjnym.

Jeśli w toku inwentaryzacji stwierdzone zostaną jakiekolwiek różnice między stanem rzeczywistym a zapisami księgowymi, w protokole muszą być one jasno określone i uzasadnione. Wyróżniamy tutaj niedobory, nadwyżki oraz błędy, które mogą wynikać z przyczyn technicznych, organizacyjnych bądź błędów w poprzednich rejestracjach. Każda rozbieżność powinna być szczegółowo opisana i przypisana odpowiednim kategoriom, aby umożliwić dalsze analizy.

Jak powinno wyglądać podsumowanie protokołu?

Podsumowanie protokołu powinno obejmować wnioski wynikające z przeprowadzonych działań oraz zalecenia dotyczące postępowania z różnicami inwentaryzacyjnymi. Może to obejmować propozycje działań mających na celu minimalizację podobnych rozbieżności w przyszłości, wprowadzenie dodatkowych środków kontroli, bądź modyfikację procedur wewnętrznych. Co istotne, jak wskazuje art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości, ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.