Definicja środka trwałego z ustawy

Środek trwały to kategoria majątku przedsiębiorstwa, który zgodnie z Ustawą o rachunkowości oraz Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych, obejmuje składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż jeden rok, wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej. Do środków trwałych zalicza się nieruchomości, maszyny, urządzenia, środki transportu, a także inne przedmioty o określonej wartości początkowej, która zazwyczaj wynosi co najmniej 10 000 zł.

Interpretacja w codzienności

W praktyce środek trwały to każdy element majątku, który przedsiębiorstwo wykorzystuje do prowadzenia swojej działalności. Zakup takiego przedmiotu nie jest traktowany jako koszt bieżący, lecz inwestycja długoterminowa. Przykładem mogą być komputery używane w biurze, samochody firmowe, czy maszyny produkcyjne.

Innymi słowy środek trwały jest zarówno wysokocenny, czyli o wartości jednostkowej powyżej 10 000 zł w zakupie, podlegający amortyzacji i bezwzględnie rejestrowany w rejestrze księgowym oraz niskocenny (wyposażenie) o nieistotnej wartości jednostkowej a istotnej przydatności ( powyżej 1 roku), nie podlegający amortyzacji a dawany w koszty 100% jednorazowo, znajdujący się w ewidencji księgowej, lub ewidencji w zewnętrznym systemie ewidencyjnym.

Ważne jest, aby środki trwałe odpowiednio ewidencjonować i amortyzować. Oznacza to systematyczne rozliczanie ich wartości w czasie, co pozwala na odzwierciedlenie faktycznych kosztów związanych z ich użytkowaniem, oraz posiadanie aktualnej pełnej ewidencji trwałych składników majątku w tym WNiPów, środków wysoko i nisko cennych.

Środki trwałe możemy rozumieć w taki sposób, że monitor o wartości 1 500 złotych jest środkiem trwałym. Natomiast komplet sztućców i szklanek na kilka pięter firmy o podobnej wartości nie musi być klasyfikowany jako środek trwały. Bowiem są to przedmioty szybko rotujące i możemy przyjąć założenie, że będą użytkowane poniżej 1 roku. To samo dotyczy myszek czy klawiatur.

Kto decyduje o tym czy przedmiot jest czy nie jest środkiem trwałym?

Decyduje o tym przede wszystkim jego użyteczność z samej definicji przedmiotu. Można spojrzeć też na to z perspektywy użyteczności dla przedsiębiorstwa. Czy damy radę prowadzić firmę bez łyżeczki w kuchni, pewnie tak, możemy mieć plastikowe. Czy damy radę bez komputera czy biurka, raczej nie to są przedmioty niezbędne, niezależnie od ich wartości początkowej.  Decyzję co jest a co nie jest środkiem trwałym warto podejmować również w oparciu o doświadczenia rynkowe. Można również zasięgnąć porady u osób merytorycznie związanych z danymi przedmiotami, np. jeśli dotyczy to elementów linii produkcyjnej.

Warto aby pamiętać o tym, że zgodnie z obecnymi przepisami NIE TWORZYMY już zestawów, typu monitor + komputer, czy zestaw mebli. Takie zestawy nie spełniają założeń ustawy definiującej środek trwały i tworzenie takich połączonych środków aby osiągnąć wartość powyżej 10 000 zł. A także poddać te zakupy amortyzacji, jest nieprawidłowością księgową i podatkową i może powodować kontrolę.

Obowiązek wykazania środka trwałego w nowym JPK

Z dniem 1 października 2020 roku w Polsce wprowadzono nową strukturę Jednolitego Pliku Kontrolnego, która zintegrowała deklaracje VAT z ewidencją VAT. W ramach tej nowelizacji, przedsiębiorcy mają obowiązek szczegółowego wykazywania środków trwałych które posiadają w rejestrach, zarówno nisko jak i wysokocennych. W ewidencji tej muszą znaleźć się wszystkie istotne dane dotyczące środka trwałego. Należą do nich: data nabycia, wartość początkowa, stawka amortyzacji, a także wysokość odpisów amortyzacyjnych dokonanych w danym okresie. Celem tego obowiązku jest usprawnienie kontroli podatkowej oraz zapewnienie większej transparentności w rozliczeniach przedsiębiorstw.

W praktyce oznacza to że najlepiej aby wszystkie środki trwałe umieszczać w rejestrze księgowym, z którego generowany jest raport JPK. Dodatkowo w nowym JPK KR od 2025 roku każdy zakupiony przedmiot – Środek trwały, należy powiązać ze źródłem zakupu – faktura w KSEF. Tworzenie zestawów bowiem uniemożliwia prawidłowe powiązanie takiego kosztu, jeśli nie wiemy co dokładnie z której faktury wchodzi w skład zestawu.

Środek trwały amortyzowany a materiałówka, jaka jest różnica?

W kontekście rachunkowości i gospodarki majątkowej przedsiębiorstwa, pojęcia środki trwałe wysokocenne, niskocenne oraz materiałówka odnoszą się do klasyfikacji składników majątku. Składniki te kategoryzuje się w zależności od ich wartości oraz sposobu, w jaki się je rozlicza i amortyzuje. Środki trwałe wysokocenne to środki o wartości przekraczającej próg 10 000 złotych oraz takie, które są użytkowane dłużej niż 1 rok. Koszty związane z wprowadzeniem do firmy określonych składników majątku amortyzujemy, czyli rozkładamy w czasie. Zaliczamy tutaj takie środki jak: samochód, maszyny itp.

Co do środków trwałych niskocennych to ich wartość nie może przekroczyć 10 000 złotych. Warto zauważyć, że przedmioty wchodzące w skład majątku niskocennego również wykorzystuje się w firmie dłużej niż 1 rok. Takie składniki majątku amortyzujemy jednorazowo (wrzucamy w koszty firmy) w momencie przyjęcia do użytkowania. Do takich środków można zaliczyć np.: biurko, monitor itp.

Materiałówka to potocznie nazwane zasoby niskocenne, które zużywa się w procesie produkcji lub świadczenia usług. W przeciwieństwie do środków trwałych, nie są one długotrwałymi aktywami, lecz przeznacza się je do zużycia mniej więcej w ciągu jednego cyklu produkcyjnego lub operacyjnego. Takie składniki majątku wlicza się bezpośrednio w koszty w momencie ich zużycia. Za przykład można uznać: surowce używane do produkcji, długopisy, papier do drukarki itp.