Przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych to nieodłączny element zarządzania majątkiem. Pozwala na dokładne określenie wartości aktywów i śledzenie ich stanu technicznego. Proces ten jest nie tylko obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa, ale także ważnym narzędziem, które pomaga w zarządzaniu firmą.
Jakie są najważniejsze cele inwentaryzacji środków trwałych?
Przeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych ma wiele zalet dla firmy. Po pierwsze, umożliwia rzetelne i aktualne utrzymanie ewidencji majątku, co jest niezbędne do prawidłowego zarządzania przedsiębiorstwem. Inwentaryzacja pomaga szybko znaleźć nieprawidłowości w ewidencji. Z punktu widzenia obowiązków prawnych proces ten jest równie ważny. Przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z przepisami pozwala uniknąć ewentualnych sankcji wynikających z nieprawidłowości w ewidencji.
Metody przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych
Inwentaryzacja środków trwałych może być przeprowadzana kilkoma metodami, w zależności od rodzaju przedmiotów. Wartości niematerialne i prawne możemy inwentaryzować metodą potwierdzenia ewidencji, przedmioty fizyczne, jedynie metodą spisu z natury. W przypadku środków trudnodostępnych możemy wykonać spis metodą weryfikacji, w której porównuje się księgi rachunkowe z odpowiednią dokumentacją, zawsze jednak należy efekt takiego porównania skonfrontować z rzeczywistością.
Znakowanie środków trwałych – konieczność czy wygoda?
Wszystkie środki trwałe bezwzględnie muszą być oznakowane numerem łatwym do identyfikacji a mający odzwierciedlenie w ewidencji środków trwałych. Często używamy kodu kreskowego do znakowania towarów, jest to najtańsza i najlepsza metoda znakowania. Ustawodawca pozwala firmie wybrać sposób oznakowania, ale musi ono być aktualne i trwałe. Coraz więcej firm zaczyna korzystać z naklejek z kodem QR. Jest to jednak oznakowanie bardziej ryzykowne ze względu na większe ryzyko uszkodzenia kodu, który składa się z drobnych elementów w nadruku. Korzyścią takiego znakowania jest możliwość ukrywania informacji za kodem. Jednak pod koniec dnia etykieta zawsze znajduje się w ewidencji, dając podstawowe informacje o zasobach.
Kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację?
Inwentaryzację można prowadzić w cyklu co czteroletnim lub ciągłym. Różnica jest zasadnicza, podczas gdy co 4 lata inwentaryzujemy wszystkie aktywa w firmie, w trybie liniowym tylko te, które przypadają do sprawdzenia na dany rok. Zarząd firmy wybiera cykliczną lub stałą metodę. Inwentaryzacja co cztery lata jest zwykle bezpieczniejsza, ponieważ umożliwia weryfikację całego majątku w jednym momencie. Daje to pełny obraz wartości firmy i jest doskonałą okazją do uporządkowania zarówno ewidencji, jak i posiadanych aktywów.
