Obce środki trwałe to składniki majątkowe, które przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności gospodarczej, ale nie jest ich właścicielem. Przykładem takiego środka trwałego może być budynek, który wynajmuje się na potrzeby prowadzenia firmy. Definicja obcego środka trwałego obejmuje wszelkie inwestycje w majątek, który przedsiębiorca eksploatuje na podstawie umowy wynajmu, dzierżawy czy innego porozumienia o zbliżonym charakterze.
Jak przeprowadzić inwentaryzację obcych środków trwałych?
Obce środki trwałe należy objąć inwentaryzacją w drodze spisu z natury. Oznacza to, że przedsiębiorca musi dokonać szczegółowego sprawdzenia stanu faktycznego tych składników majątkowych. Następnie musi porównać go ze stanem wynikającym z ewidencji. Po zakończeniu inwentaryzacji należy powiadomić właścicieli składników majątkowych o jej wynikach. Termin inwentaryzacji przypada na ostatni dzień danego roku obrotowego. Warto jednakże pamiętać, iż proces można rozpocząć w IV kwartale roku obrotowego i zakończyć ją do 15. dnia następnego roku. Odpowiedzialność za przeprowadzenie spisu z natury obcych środków trwałych spoczywa na jednostce korzystającej z tych środków oraz na właścicielu.
Ewidencja pozabilansowa obcych środków trwałych
Obcych środków trwałych nie wprowadza się do ewidencji bilansowej przedsiębiorstwa, ale ich wartość można uwzględnić w ewidencji pozabilansowej. Aby można było ująć obce środki trwałe w ewidencji pozabilansowej podstawą jest dokument PK. Taki dokument wystawia się na podstawie dokumentów źródłowych, takich jak umowy czy porozumienia. Jeśli więc dany składnik majątkowy spełnia wymienione wcześniej warunki, powinno się go zo ująć w ewidencji pozabilansowej jednostki według opisanych zasad. Nieprzeprowadzenie spisu z natury obcych środków trwałych może prowadzić do nieprawidłowości w ewidencji księgowej. Może to wpłynąć na wynik finansowy jednostki oraz na jej wiarygodność w oczach kontrahentów i instytucji finansowych. W przypadku kiedy są stwierdzone nieprawidłowości przez organy kontrolne, jednostka może zostać ukarana grzywną lub innymi sankcjami.
