Obce środki trwałe to składniki majątkowe, które przedsiębiorca wykorzystuje w swojej działalności gospodarczej, ale nie jest ich właścicielem. Przykładem takiego środka trwałego może być budynek wynajmowany na potrzeby prowadzenia firmy. Definicja obcego środka trwałego obejmuje wszelkie inwestycje w majątek, który przedsiębiorca eksploatuje na podstawie umowy wynajmu, dzierżawy czy innego porozumienia o zbliżonym charakterze.
Jak przeprowadzić inwentaryzację obcych środków trwałych?
Obce środki trwałe powinny zostać objęte inwentaryzacją w drodze spisu z natury. Oznacza to, że przedsiębiorca musi dokonać szczegółowego sprawdzenia stanu faktycznego tych składników majątkowych i porównać go ze stanem wynikającym z ewidencji. Po zakończeniu inwentaryzacji należy powiadomić właścicieli składników majątkowych o jej wynikach. Termin inwentaryzacji przypada na ostatni dzień danego roku obrotowego – warto jednakże pamiętać, iż proces można rozpocząć w IV kwartale roku obrotowego i zakończyć ją do 15. dnia następnego roku. Odpowiedzialność za przeprowadzenie spisu z natury obcych środków trwałych spoczywa na jednostce korzystającej z tych środków oraz na właścicielu.
Ewidencja pozabilansowa obcych środków trwałych
Obce środki trwałe nie są wprowadzane do ewidencji bilansowej przedsiębiorstwa, ale ich wartość może być uwzględniana w ewidencji pozabilansowej. Podstawą ujęcia obcych środków trwałych w ewidencji pozabilansowej jest dokument PK wystawiony na podstawie dokumentów źródłowych, takich jak umowy czy porozumienia. Jeśli więc dany składnik majątkowy spełnia wymienione wcześniej warunki, powinien zostać ujęty w ewidencji pozabilansowej jednostki według opisanych zasad. Nieprzeprowadzenie spisu z natury obcych środków trwałych może prowadzić do nieprawidłowości w ewidencji księgowej. Może to wpłynąć na wynik finansowy jednostki oraz na jej wiarygodność w oczach kontrahentów i instytucji finansowych. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez organy kontrolne, jednostka może zostać ukarana grzywną lub innymi sankcjami.
