Co czeka przedsiębiorców?
No więc, od 1 stycznia 2026 roku czekają ich dość spore zmiany dotyczące dokumentacji podatkowej. Dotyczy to zwłaszcza tych, którzy rozliczają się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Minister Finansów planuje wprowadzić obowiązek prowadzenia ewidencji przychodów oraz wykazu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) wyłącznie w formie elektronicznej. Tak, dobrze czytasz — jedynie programy komputerowe będą akceptowane.
Nowe obowiązki – cyfryzacja dokumentacji
Dotychczas można było sobie prowadzić ewidencję i na papierze, i online. Jednak od 2026 roku podstawowa forma to już tylko ewidencja elektroniczna. Wyjątki? No cóż, mogą się zdarzyć, ale będą one wskazane w osobnych przepisach, więc nie każdy będzie mógł z nich skorzystać. Cel tych zmian jest dość prosty: unowocześnić procedury księgowe. Również przy okazji zmiany mają ułatwić kontrolę podatkową i — co ważne — zwiększyć przejrzystość rozliczeń.
Najważniejsza zmiana – poszerzenie zakresu danych w wykazie środków trwałych i WNiP
Jeśli chodzi o to, co konkretnie się zmienia, to chyba najistotniejsza sprawa to znaczne poszerzenie zakresu danych w wykazie środków trwałych i WNiP. Teraz trzeba będzie tam umieszczać o wiele więcej informacji. Według § 8 rozporządzenia i uzasadnienia projektu, od 2026 roku wykaz ma zawierać na przykład: datę nabycia lub wytworzenia środka trwałego lub WNiP, datę przyjęcia do używania, szczegóły dokumentu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub usunięcie z wykazu (tu wliczając numer faktury z Krajowego Systemu e-Faktur – KSeF, jeśli taki jest dostępny), a także numer dokumentu, który pozwolił na przyjęcie środków do użytkowania.
Dalej, trzeba wskazać rodzaj dokumentu potwierdzającego operacje, określić sam środek trwały czy WNiP, podać symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT), wartość początkową i jej aktualizację, stawkę amortyzacyjną czy datę oraz powód likwidacji albo zbycia. Trochę tego jest, prawda? Dla pozycji wprowadzonych po 1 stycznia 2026 większość tych danych będzie obowiązkowa. Jednak dla tego, co wpisano wcześniej, pewne informacje mogą nie być wymagane — taka trochę ulga przejściowa.
Dlaczego ta zmiana jest ważna?
No więc, przede wszystkim dlatego, że dzięki niej firmy będą miały lepiej uporządkowaną i zdigitalizowaną dokumentację majątkową. Szczegółowość ewidencji wzrośnie, co powinno ułatwić kontrole podatkowe i, co nie mniej istotne, też zarządzanie własnym majątkiem od środka firmy. Poza tym, możliwość szybszego zidentyfikowania źródłowych dokumentów – na przykład właśnie przez numer faktury z KSeF – może naprawdę usprawnić różne procedury. No i okazuje się, że poprawia się też transparentność i bezpieczeństwo przy rozliczeniach, co zawsze jest na plus. A jeśli kiedyś pojawi się kontrola, to łatwiej będzie wykazać, że wszystko jest na tip-top.
Co ciekawe, zmiany dotkną naprawdę sporą grupę — może nawet milion podatników w Polsce, którzy na ryczałcie prowadzą ewidencję przychodów i wykaz środków trwałych.
Jak więc się do tego zabrać? Najlepiej zacząć już teraz, bo czasu niby dużo, ale…
Warto zweryfikować swoją obecną ewidencję środków trwałych i WNiP pod kątem tych nowych wymagań. Konieczne będzie też wybranie odpowiedniego oprogramowania, bo nie każdy program sobie poradzi z nowymi standardami. No i nie zapomnij o przeszkleniu osób, które będą prowadziły tę ewidencję – w końcu nie wszyscy od razu ogarną, co i jak. Plus, trzeba systematycznie zbierać dokumenty, które teraz będą niezbędne, by uzupełniać wszystkie te nowe pola w wykazie.
Ważne jest też to, że od 2026 roku ewidencja przychodów oraz wykaz środków trwałych i WNiP będzie trzeba przesyłać do urzędu skarbowego w jednolitej strukturze JPK. Czyli tak jak się składa zeznanie podatkowe za dany rok.
No i co tu dużo mówić — ta cyfrowa przyszłość najwyraźniej nadchodzi i nie da się jej uniknąć. Lepiej więc przygotować się do niej wcześniej niż później.
W związku z tym rekomendujemy już dziś rozpocząć przygotowania do wdrożenia nowych obowiązków. Nasza firma oferuje wsparcie w zakresie inwentaryzacji, kompletowania dokumentacji oraz wdrażania elektronicznych rozwiązań ewidencyjnych. Skontaktuj się z nami, by sprawnie przejść przez proces cyfryzacji i mieć pewność, że Twoja firma będzie w pełni zgodna z nowymi przepisami!
