Czy monitor to środek trwały? A krzesło, biurko, kontenerek? Jak kwalifikuje to ustawa?
Ustawa o Rachunkowości (UoR) (art. 26 i 27) nie wskazuje wartości od jakiej należy kwalifikować majątek do trwałych składników.
To ich fizyczne właściwości i okres przewidywanego użytkowania o tym decydują.
Ujęcie w formie wartościowej (kwota graniczna) pojedynczego składnika majątku ma odniesienia do ustaw podatkowych i jest związane z możliwością albo jednorazowej amortyzacji albo umorzeń w czasie, niezależnie od ich przeznaczenia i użytkowania.
Takie działanie jednak powoduje rozbieżności w kwalifikowaniu trwałych składników majątku i różne oceny pod względem użytkowania i zarządzania majątkiem przez poszczególne księgowe.
To powoduje często że np. monitor nie jest ujęty w ewidencji jako środek trwały bo jego wartość jednostkowa jest poniżej 10 000 złotych, tymczasem bezwzględnie jest to środek trwały ze względu na jego charakter użyteczności i czas powyżej 12 mc.
Monitory z resztą to jeden z częściej kupowanych przedmiotów na które wydajemy spor środki z budżetu firmy, warto zatem wiedzieć czy wszystkie są wykorzystywane i sprawne.
Dlatego wszystkie przedmioty, niezależnie od ich wartości spełniające 4 podstawowe kryteria:
- zakupione na potrzeby Firmy,
- rzeczowe składniki majątku (przedmioty stanowiące wyposażenie oraz sprzęt)
- kompletne, zdatne do użytkowania,
- o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok ( 12 miesięcy)
winny być ewidencjonowane ze szczegółowością:
- dla wyposażenia :
numer ewidencyjny z etykiety inwentarzowej naklejonej na przedmiot
opis: wartość, numer faktury, dostawca, data zakupu, lokalizacja, cechy charakterystyczne (kolor, rozmiar,) użytkownik, element zestawu jakiego itp.
- dla sprzętu:
numer ewidencyjny z etykiety inwentarzowej naklejonej na przedmiot
opis : numer faktury, dostawca, data zakupu, data produkcji, wartość, lokalizacja, cechy charakterystyczne ( typ/model, producent, użytkownik, numer seryjny, itp.)
To jest bezwzględne minimum ewidencyjne.
Rozliczenie konta księgowego „Inwestycje rozpoczęte” na „Środki Trwałe” powinno odbywać się na podstawie spisu z natury wykonywanego przed uruchomieniem lokalizacji a nie po jej uruchomieniu. Dałoby to gwarancję prawidłowości oklejenia numerami inwentarzowymi poszczególnych jednostkowych przedmiotów (niezaliczanych do budynku) i możliwości ich wyceny jednostkowej bezpośrednio w księgach tego okresu w jakim powstał.
Oprogramowanie w którym przechowywana i prowadzona jest ewidencja środków trwałych powinno zawierać nie tylko rejestr i kartoteki ale też możliwość tworzenia dowolnie konfigurowanych raportów, aby z tej ewidencji korzystały nie tylko księgowe, ale również biznes, administracja i IT.
