Dla małych firm obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z treścią paragrafu 5 tego rozporządzenia osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – zgodnie z art. 22n ust. 2-6 ustawy o PIT.
Obowiązek ten dotyczy zarówno podmiotów gospodarczych rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ryczałtowców.
Ewidencja środków trwałych zatem, i jej prowadzenie jest niezbędne do zaliczania amortyzacji w koszty działalności. Zgodnie z art. 22n ust. 6 ustawy o PIT w razie braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.
To ważna informacja szczególnie dla tych, którzy prowadzą amortyzacje a nie prowadzą ewidencji. Warto to zmienić i mieć świadomość nie tylko obowiązku ale też pożytku. O ile w bardzo małej firmie zwykle wiemy co mamy, nie jest tego bowiem tak dużo, to doświadczenie pokazuje, że już w firmie 8 – 10 osobowej, potrafią się rzeczy zagubić , marnować czy być niepotrzebnie kupowane.
Prowadzenie ewidencji środków trwałych pomaga nie tylko w kwestiach księgowych ale również administracyjnych. Dzięki prawidłowo prowadzonej ewidencji jesteśmy w stanie bez trudu zlokalizować wszystkie składniki majątku, a także ułatwia nam to ich relokacje i planowanie przyszłych zakupów zgodnie z faktycznymi potrzebami.
Dla dużych Firm jest to kluczowe rozwiązanie przy zarządzaniu majątkiem. Dobra ewidencja pozwala czynić nie tylko niezbędne oszczędności, ale również optymalizacje w zakresie kierunków rozwoju. Dla przykładu dział IT obserwując rynek, przed zakupem kolejnego drogiego serwera, wiedząc, że posiada jeden o dobrej mocy obliczeniowej, ale mniejszej pojemności może rozważyć optymalizacje z wykorzystaniem posiadanego i zakupu nowej przestrzeni w chmurze.
Co to tak naprawdę jest środek trwały?
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT środkami trwałymi są stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle,
- budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty.
Ponadto przewidywany okres użytkowania danego przedmiotu/budynku powinien być dłuższy niż rok, a także powinien być wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalności lub oddane do użytkowania na podstawie dzierżawy, umowy najmu albo umowy określonej w art.23a pkt 1 ustawy o PIT
Na podstawie tej definicji w zasadzie można by zaklasyfikować wszystkie przedmioty nabyte do Organizacji, które będą wykorzystywane powyżej roku. Jak zatem zawęzić tą klasyfikację aby nie liczyć łyżeczek w kuchni?
Do tego celu warto po pierwsze stosować zasadę wartości środka trwałego bilansowego. Obecnie jest to koszt powyżej 10 000 ceny zakupu.
Jak również zasadę „zdrowego rozsądku” w kwestii przydatności środka dla rozwoju przedsiębiorstwa.
Dla wygody Naszych Klientów opracowaliśmy „Listę Przedmiotów Nie Podlegających Spisowi”, zawiera ona takie przedmioty jak zastawa kuchenna, zegarki, kalkulatory, klawiatury, myszki etc., które nie mają znaczącego znaczenia dla rozwoju Organizacji, nie muszą zatem znajdować się w ewidencji. Trwałych składników majątku.
Elementy ewidencji majątku – wygląd
Ewidencja majątku nie ma określonego wzoru, większość firm decyduje się na dedykowane do tego oprogramowanie. Tą rolę może pełnić również dokument elektroniczny a nawet odręczny, ważne żeby zawierał podstawowe informacje takie jak:
- liczbę porządkową/ numer inwentarzowy,
- datę nabycia,
- datę przyjęcia do używania,
- określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
- określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,
- symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
- wartość początkową,
- stawkę amortyzacyjną,
- kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony,
- zaktualizowaną wartość początkową,
- zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych,
- wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową,
- datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.
