Inwentaryzacja jest kluczowym elementem zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa, pozwalającym m.in. na kontrolowanie stanu finansowego firmy. Istnieją różne metody przeprowadzania tego procesu, z których dwie najważniejsze to metoda spisu z natury oraz metoda potwierdzenia ewidencji. W niniejszym artykule poddamy analizie oba te sposoby, wskazując ich cechy szczególne.
Czym cechuje się inwentaryzacja metodą spisu z natury?
Spis z natury to podstawowa metoda inwentaryzacji, która polega na fizycznym zliczaniu danych składników majątku przedsiębiorstwa. Na tej podstawie dokonuje się ich wyceny, aby następnie zestawić otrzymane dane z tymi, które znajdują się w księgach rachunkowych. W przypadku wystąpienia tzw. różnic inwentaryzacyjnych, zwanych niedoborami lub nadwyżkami, niezbędne jest ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych. Spis z natury w magazynie, sklepie czy jakimkolwiek innym miejscu, może polegać na liczeniu, ważeniu i innych czynnościach. Jest to uzależnione od specyfiki posiadanych towarów.
Zgodnie z treścią ustawy o rachunkowości, metodą spisu z natury inwentaryzowane są:
- aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),
- papiery wartościowe w postaci materialnej,
- rzeczowe składniki aktywów obrotowych, niektóre środki trwałe oraz nieruchomości zaliczone do inwestycji.
Na czym polega inwentaryzacja metodą potwierdzenia ewidencji?
Metoda inwentaryzacji środków trwałych metodą potwierdzenia ewidencji polega na weryfikacji posiadanych środków bezpośrednio z listy wydrukowanej z ewidencji księgowej. Tak zwane „odhaczanie” środków celem weryfikacji ich posiadania i bieżącego stanu może być wykonywane w dowolnym momencie roku przez zespoły zarządzające środkami na co dzień. Metoda ta jest wykorzystywana głównie w momencie przeprowadzek do nowej siedziby, zmian organizacyjnych w firmie, sprzedaży mienia czy likwidacji. Taka metoda nie może być jednak stosowana jako metoda inwentaryzacji obowiązkowej wynikającej z Ustawy o Rachunkowości. Takową należy przeprowadzić nie rzadziej niż raz na 4 lata.
W przypadku planowania inwentaryzacji środków trwałych – ustawowej, należy nie tylko do komisji inwentarzowej powołać członków niezależnych od zespołów na co dzień zawiadujących majątkiem. Trzeba też skorzystać z metody spisu z natury, czyli działań rzeczywiście potwierdzających majątek znajdujący się na terenie wskazanym jako firmowy. Spis z natury powinien odbywać się metodą od lewej do prawej, bez pominięcia żadnego środka. Podczas takiej inwentury rzeczywistej nie tylko spisujemy wszystko, co znajduje się na danym „adresie”. Odznaczamy sobie również stan aktualny środków, oraz czy nie są to środki obce, czyli te należące do innych firm.
Na koniec warto wspomnieć, że obie metody spisu środków trwałych mają swoje uzasadnienie. Inwentaryzacja spisem z natury zdecydowanie porządkuje wiedzę o posiadanym majątku. Ewidencja jest też procesem bardziej szczegółowym i dokładnym, uwidacznia się bowiem podczas takiego spisu nadwyżki, które przy metodzie potwierdzenia ewidencji nam „nie wyjdą”. Tak zwana „odhaczanka” z gotowej listy umożliwia dynamiczne potwierdzenie poprawności danych środków. Ułatwia również uporządkowanie w ewidencji środków trwałych nie tylko lokalizacji, ale i stanu oraz użytkownika czy MPK dla danego przedmiotu. Co ważne, inwentaryzacja majątku powinna odbywać się raz w roku, najlepiej w ostatnim kwartale roku – co 4 lata musimy zrobić ją metodą spisu z natury. W pozostałych latach możemy ją wykonać właśnie metodą potwierdzenia zapisów w ewidencji.
