Niedopilnowanie inwentaryzacji – poważne zagrożenie dla Zarządu

Prowadzisz spółkę, jesteś Właścicielem?

Masz stanowisko Prezesa Zarządu lub jesteś w Zarządzie w spółce Prawa Handlowego?

Czy temat inwentaryzacji środków trwałych jest dla Ciebie ważny?

Czy zmiany w tym obszarze są ci już dobrze znane?

Czy nadal żyjesz w przekonaniu, że odpowiedzialna jest za to księgowa?

Przeczytaj dlaczego jest to ważne choć dotychczas myślałeś, że to zadanie księgowości.Inwentaryzacja środków trwałych jest procesem kontrolnym i ma na celu wykazać stan majątku na dzień realizacji oraz wykazać różnice (niedobory i nadwyżki) względem prowadzonej ewidencji środków trwałych.

Inwentaryzacja NIE JEST zatem zdarzeniem księgowym wynikającym z ustawy o podatkach, a zdarzeniem kontrolnym określonym Ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości.

 Zacznijmy od początku:

Zobowiązania przedsiębiorstw:

Art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości

Jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości

Rachunkowość jednostki obejmuje: okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Art. 4. ust. 4a ustawy o rachunkowości

Stosując przepisy ustawy, jednostka kieruje się zasadą istotności. Informacje wykazywane
w sprawozdaniu finansowym oraz skonsolidowanym sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na ich podstawie przez użytkowników tych sprawozdań. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne.

Elementem majątku firmy są niewątpliwie środki trwałe zarówno wysoko jak i nisko cenne.

Środek trwały – Definicja:

Art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości

środek trwały – rozumie się przez to, z zastrzeżeniem pkt 17 (inwestycje), rzeczowe aktywa trwałe
i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki.

Zalicza się do nich w szczególności:

1. nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,
2. maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
3. ulepszenia w obcych środkach trwałych,
4. inwentarz żywy.

Środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub leasingu zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 4; środki obce.

Środek trwały a uproszczenia

Należy pamiętać, że jednostka może stosować powyższe uproszczenia, jeżeli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na sytuację majątkową i finansową jednostki oraz na jej wynik finansowy (por. art. 8 ust. 1 w zw. z art. 4 ust. 4 i 4a ustawy o rachunkowości). Ustawa o rachunkowości dopuszcza zatem możliwość stosowania uproszczeń, pod warunkiem, że pominięcia lub zniekształcenia wywołane tymi uproszczeniami nie są istotne, co oznacza, że pojedynczo lub łącznie nie wprowadzają w błąd odbiorcy sprawozdania finansowego.

Oznacza to zatem, że co prawda użytkowana powyżej roku myszka, filiżanka, czy kosz na śmieci nie muszą być ewidencjonowane, bo bez nich da się prowadzić swój biznes. Monitor jednak, krzesło i biurko, jest nikocennym środkiem trwałym podlegającym ewidencjonowaniu.

Co podlega Inwentaryzacji?:

Inwentaryzacji podlegają:

• środki trwałe z ewidencji stanowiącej podstawę odpisów amortyzacyjnych w wartości brutto oraz dotychczasowe ich umorzenie (w szyku rozwartym), w tym także, od których odpisy amortyzacyjne dokonywane nie są lub zgodnie z przepisami nie mogą być,
• wyposażenie (składniki o niskiej wartości),
• wartości niematerialne i prawne w wartości brutto oraz dotychczasowe ich umorzenie (w szyku rozwartym),
• zapasy materiałów, wyrobów, produkcji w toku,
• należności od kontrahentów, pozostałe należności,
• zobowiązania wobec dostawców, zobowiązania publicznoprawne oraz inne zobowiązania, w tym pożyczki i kredyty, w podziale na krótkoterminowe i długoterminowe,
• zaliczki wpłacone dostawcom oraz zaliczki otrzymane od odbiorców,
• środki pieniężne w kasach i na rachunkach bankowych, papiery wartościowe, udziały w obcych jednostkach,
• kapitał własny.

Podstawa Prawna

Ustawa o rachunkowości w rozdziale 3 „Inwentaryzacja” zawiera przepisy dotyczące metod, terminów oraz częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji. Przepisy te uszczegółowione zostały przez wytyczne zawarte w Krajowych Standardach Rachunkowości. Wskazówki dotyczące inwentaryzacji środków trwałych można znaleźć w pkt 10.7-10.19 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (KSR nr 11).

Inwentaryzacja środków trwałych – kiedy?

Środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym podlegają okresowej inwentaryzacji w drodze spisu z natury (raz na 4 lata). W pozostałych latach należy je inwentaryzować w drodze weryfikacji.

Art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości

Termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację (…) znajdujących się na terenie strzeżonym (…) środków trwałych – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat.

Jest to tzw. inwentaryzacja ciągła, co oznacza, że jednostka ma prawo do jednorazowego, jak
i sukcesywnego w 4-letnim okresie ustalenia rzeczywistego stanu środków trwałych drogą spisu z natury. Powinno to nastąpić w taki sposób, aby w tym okresie zostały spisane wszystkie środki trwałe.

Zatem 4-letni termin zostanie dotrzymany, jeśli między datą danego spisu z natury a datą kolejnego spisu nie upłynie okres 4 lat. Jeżeli np. ostatni spis z natury środków trwałych (lub określonego zbioru środków trwałych) znajdujących się na terenie strzeżonym miał miejsce w dniu 25 listopada 2021 r., kolejny ich spis musi się odbyć najpóźniej 25 listopada 2025 r. Jeśli jednostka przeprowadzi go wcześniej, np. w styczniu 2025 r., to termin kolejnego spisu będzie liczony od daty spisu przeprowadzonego
w styczniu 2025 r.

W myśl art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Podstawową metodą inwentaryzacji środków trwałych jest spis z natury. Jak wynika z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. W świetle art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się również za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, przeprowadzono raz w ciągu 4 lat (tj. raz na 4 lata
w dowolnym dniu roku).

Inwentaryzacja środków trwałych – Kto jest odpowiedzialny?

Art. 26. ust. 1 ustawy o rachunkowości

Jednostki (prawo handlowe) przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Odpowiedzialność za przeprowadzenie prawidłowej inwentaryzacji spoczywa na zarządzie jednostki organizacyjnej.

Definicja – kierownik jednostki – rozumie się przez to członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa
w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, albo osobę, o której mowa w art. 14 tej ustawy, która dokonała zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2020 r. poz. 170).

Art. 4a ust. 1 ustawy o rachunkowości

Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki są zobowiązani do zapewnienia, aby sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie.

Co robimy z różnicami inwentaryzacyjnymi:

Art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym, a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Inwentaryzacja a nowy JPK ST-KR

Dla spółek z prawa handlowego odpowiednim JPK będzie JPK – ST – KR, w którego schemie obowiązującej, ewidencjonujemy – wykazujemy zarówno zakupy podlegające amortyzacji, jak i te które podlegają amortyzacji jednostkowej – 100% w koszty.

Warto zatem zauważyć, że wszystkie zakupy poczynione w dużych organizacjach (przychód powyżej 50 mln euro) po 1 Stycznia 2025, powinny być ewidencjonowane jednostkowo aby mogły na koniec roku być wykazane w JPK – ST – KR

Co zatem grozi Zarządowi za źle wykonaną inwentaryzację?

Prezes Zarządu jest kierownikiem jednostki. Na nim zatem spoczywa odpowiedzialność za prawidłowy przebieg inwentaryzacji środków trwałych oraz poprawne ewidencjonowane i wykazanie różnic w jej wyniku. Jako dobry gospodarz jest odpowiedzialny za prawidłowe wykazanie stanu majątku firmy.

Efekt inwentaryzacji, obecnie widać jedynie w Sprawozdaniu Finansowym, lecz już od 1 Stycznia 2026,
w niektórych przedsiębiorstwach będzie on widoczny w nowym JKP-ST-KR.

W dokumencie tym widać będzie nie tylko środki trwałe wysoko cenne, ale i te niskocenne – wyposażanie.

Które przedmioty zaklasyfikujemy do tych kategorii zależy w dużej mierze od prowadzonej przez nas działalności, nie możemy zatem kierować się wartością zakupową środka, będzie to bowiem niebezpieczne uproszczenie.

Zgodnie z art. 296 § 1 kodeksu karnego [Wyrządzenie szkody w obrocie gospodarczym]

Kto, będąc obowiązany na podstawie przepisu ustawy, decyzji właściwego organu lub umowy do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, przez nadużycie udzielonych mu uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na nim obowiązku, wyrządza jej znaczną szkodę majątkową podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Warto jednak mieć na względzie, że zgodnie art. 296 § 5 kodeksu karnego nie podlega karze, kto przed wszczęciem postępowania karnego dobrowolnie naprawił w całości wyrządzoną szkodę.

Ale czy tylko Kodeksu karnego dotyczy ta nieprawidłowość?

W kodeksie karno-skarbowym czytamy:

Art. 56 § 1:  

Podatnik, który składając organowi podatkowemu, innemu uprawnionemu organowi lub płatnikowi deklarację lub oświadczenie, podaje nieprawdę lub zataja prawdę albo nie dopełnia obowiązku zawiadomienia o zmianie objętych nimi danych, przez co naraża podatek na uszczuplenie, podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych albo karze pozbawienia wolności, albo obu tym karom łącznie.

czy

Art. 80 § 1:

Kto wbrew obowiązkowi nie składa w terminie właściwemu organowi wymaganej informacji podatkowej, podlega karze grzywny do 120 stawek dziennych.

A także

Art. 80b:

Kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

Co grozi Księgowej?

Art. 9 Kodeksu karno-skarbowego

1. Odpowiada za sprawstwo nie tylko ten, kto wykonuje czyn zabroniony sam albo wspólnie
i w porozumieniu z inną osobą, ale także ten, kto kieruje wykonaniem czynu zabronionego przez inną osobę lub wykorzystując uzależnienie innej osoby od siebie, poleca jej wykonanie takiego czynu.
2. Każdy ze współsprawców wykonujących czyn zabroniony odpowiada w granicach swej umyślności lub nieumyślności, niezależnie od odpowiedzialności pozostałych sprawców; okoliczność osobistą, wyłączającą lub łagodzącą albo zaostrzającą odpowiedzialność, która nie stanowi znamienia czynu zabronionego, uwzględnia się tylko co do sprawcy, którego ona dotyczy.
3. Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada, jak sprawca, także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Poza aspektami odpowiedzialności karnej oraz karno-skarbowej, manager za spowodowanie szkody
w zarządzanej spółce może także odpowiadać na gruncie przepisów cywilnoprawnych. W tym zakresie należy w szczególności rozważyć art. 293 § 1 kodeksu spółek handlowych, który stanowi że członek zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz likwidator odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba, że nie ponosi winy.

Podsumowanie

Wraz z wejściem nowych przepisów raportowania obrotu majątku, warto poznać aktualne przepisy i je stosować. Ryzyko poniesienia kary w tym obszarzę bowiem właśnie stało się dużo bardziej realne, a świadomość pracówników finansów, nadal mała.

Zapraszamy do kontaktu, chętnie wykonamy audyt procesów inwentaryzacji i raportowania.

Autorzy:

Aleksandra Wiener Prezes Inwentaryzacje PRO Spółka z o.o.

współpraca: Marcin Chroń Orlik & Partners Adwokacka Spółka Partnerska