Spis z natury to istotny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa, który pozwala na kontrolę i aktualizację stanu rzeczywistego majątku. Jest to proces, podczas którego możemy określić faktyczny stan posiadania, a co za tym idzie zoptymalizować posiadane przedmioty pod swoje potrzeby. Zutylizować, sprzedać, oddać to, co niepotrzebne oraz kupić to, co potrzebne do dalszego rozwoju przedsiębiorstwa. Wiedza na temat tego, kiedy należy przeprowadzić spis z natury oraz jak go prawidłowo zrealizować, jest kluczowa dla utrzymania porządku i efektywności w działalności gospodarczej.
Czym w praktyce jest spis z natury?
Spis z natury to szczegółowy proces inwentaryzacji majątku przedsiębiorstwa, polegający na dokładnym sprawdzeniu i zestawieniu stanu faktycznego posiadanych składników majątkowych z danymi księgowymi. Procedura ta pozwala na wykrycie ewentualnych różnic pomiędzy stanem rzeczywistym a stanem ewidencyjnym, co może prowadzić do konieczności wprowadzenia korekt w księgach rachunkowych oraz porządku w zarządzaniu tym majątkiem. Spis z natury obejmuje zarówno składniki majątkowe materialne, takie jak maszyny, urządzenia, meble czy towary, jak i niematerialne, np. prawa autorskie czy wartości niematerialne i prawne. Co ważne, spisowi podlegają zarówno środki trwałe, jak i wyposażenie, które często stanowi większą część wartości majątku niż same środki trwałe. Gro przedmiotów spisuje się poprzez spis rzeczywisty, wybrane kategorie można spisywać metodą potwierdzenia ewidencji.
Kiedy dokonuje się spisu z natury?
Zgodnie z polskim prawem, spis z natury środków trwałych powinien być przeprowadzany co cztery lata obrotowe, licząc od daty zakupu pierwszego środka trwałego na daną firmę, dany NIP. W praktyce jednak przedsiębiorstwa często decydują się na przeprowadzenie spisu z natury także w innych terminach, np. w przypadku zmiany właściciela, likwidacji firmy, czy też wykrycia istotnych nieprawidłowości w ewidencji majątku. Dodatkowo, przeprowadzenie spisu z natury może być wymagane przez organy kontrolne, takie jak Urząd Skarbowy czy Państwowa Inspekcja Pracy.
Jak przeprowadzić spis z natury?
Aby prawidłowo przeprowadzić spis z natury, należy wyznaczyć odpowiednią komisję spisową, która będzie odpowiedzialna za sprawdzenie stanu rzeczywistego majątku przedsiębiorstwa. Komisja ta powinna składać się z co najmniej trzech osób, które nie są bezpośrednio odpowiedzialne za prowadzenie ewidencji majątkowej. To niezmiernie istotna wzmianka w UoR, która powoduje, że pracownicy działu księgowości, IT lub administracji którzy najczęściej zarządzają majątkiem na co dzień, nie mogą stanowić składu komisji ani brać czynnego udziału w pracach spisowych. Muszą to być osoby niezależne, które nie mają do czynienia z majątkiem w organizacji na co dzień. Z tego między innymi powodu warto do tego zadania zatrudnić firmę zewnętrzną, która ma kompetencje i doświadczenie w prowadzeniu takich projektów.
W trakcie przeprowadzania spisu z natury komisja powinna dokładnie sprawdzić każdy składnik majątkowy przedsiębiorstwa i porównać jego stan faktyczny ze stanem ewidencyjnym. Po zakończeniu spisu z natury komisja spisowa powinna sporządzić protokół ze spisu z natury, który będzie podstawą do wprowadzenia ewentualnych zmian w ewidencji majątkowej przedsiębiorstwa. Tuż po zakończeniu spisu z natury rozpoczyna się proces rozliczenia księgowego, a więc porównania wyników spisu z ewidencją księgową. Ten proces można podzielić na dwa etapy: parowanie jednoznaczne i parowanie analityczne. W tym etapie zaangażowanie księgowości, IT i administracji jest już pełne i zgodne z zasadami inwentaryzacji w Polsce.
