Case Studies – Spis na Oświadczenie

Jednym z elementów Metodyki Inwentaryzacje PRO jest procedura uzyskiwania danych do spisu z natury od pracowników Klienta – na oświadczenie.

Realizując projekty w dużych Bankach lub instytucjach finansowych, często nie mamy możliwości „spotkania” każdego pracownika podczas samego spisu z natury, ponieważ jest to pracownik „lotny” czyli w terenie – Agent czy Sprzedawca.

W stosunku do takich osób stosujemy Procedurę spisu na oświadczenie podzieloną na 5 kroków:

1. Krok I

wyselekcjonowanie pracowników których nie spotkaliśmy, lub na pewno nie spotkamy podczas spisu z natury. Przygotowanie komunikacji (e-mail) do wysłania do wyselekcjonowanej bazy Pracowników. Uzgodnienie bazy oraz treści e-maila z Klientem.

1.  Krok II

Wysyłka uzgodnionego e-maila z informacją zwrotną do bazy czy dany pracownik odczytał maila, przesłał go dalej, nie otworzył. Odnotowanie w bazie tych, którzy podali dane – uszczuplenie bazy.
W procedurze jest uzgodnione z Klientem kiedy (po ilu dniach) wysyłka jest powtarzana
do aktualizowanej na bieżąco bazy.

1.  Krok III

Wysyłka e-maila z adresu bezpośredniego przełożonego do danego pracownika z przypomnieniem
o konieczności podania danych. Odnotowanie w bazie tych, którzy podali – uszczuplenie bazy.

1. Krok IV

Uzupełnienie pozostałej bazy numerami telefonów od Klienta do tych pracowników, którzy nadal
nie podali danych. Wykonania do 3 połączeń telefonicznych w odstępie czasowym (uzgodnionym
z Klientem). Aktualizacja bazy.

1.  Krok V

Oznaczenie w bazie braku możliwości uzyskania danych od Pracownika. Rekord oznaczony jako spisany niepełny.

Pomimo zastosowania tak rozbudowanej wieloetapowej procedury, statystyka w większości organizacji jest podobna.

Opierając się na przykładzie jednego z Banków Polskich na spisanych 3500 pracowników, lotnych było około 350. 76% z nich uzupełniło dane, z czego większość dopiero po kontakcie telefonicznym. Oczywiście Naszym zdaniem jest to  bardzo dobry wynik, z doświadczenia wiemy bowiem, że danych, które pozyskiwaliśmy zanim powstała tak złożona procedura, były zdecydowanie mniej. Każdy krok z tej procedury ma swoje uzasadnienie. Jednocześnie wiemy również, że dalsze Nasze próby dotarcia
do pracowników, nie odniosą już i tak skutku.

Najczęściej Banki po prostu akceptują brak tych danych w ewidencji, lub stosują metody nacisku wewnętrznego pod groźbą wpisu do akt pracowniczych itp. Ta statystyka zmienia się w zależności
od wewnętrznych procedur w organizacji.

Z naszej strony zawsze staramy się „wywalczyć” każdy uzupełniony rekord w bazie, bowiem porządek to główny priorytet.

Skontaktuj się z nami, zapraszamy do współpracy!