Proces inwentaryzacji polega na dokładnym spisaniu i zinwentaryzowaniu wszystkich składników majątkowych przedsiębiorstwa. Wykonywana jest w celu sprawdzenia rzeczywistej wartości majątku firmy oraz porównania jej z wartościami księgowymi. Inwentaryzacja przebiega w kilku etapach, a każdy z nich ma swoje kluczowe zadania.

Proces inwentaryzacji – krok po kroku

Krok 1: Przygotowanie

Na tym etapie ustalamy przedmioty do spisu, także te o nietypowych rodzajach etykiet z kodem. Należy również określić dokładne adresy lokalizacji, czyli miejsca, gdzie znajdują się przedmioty do zinwentaryzowania. Kolejnym zadaniem jest wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonanie inwentaryzacji oraz opracowanie harmonogramu pracy i instrukcji, zebranie pełnej dokumentacji dotyczącej inwentaryzacji oraz planu projektu.

Krok 2: Realizacja

W trakcie realizacji przeprowadza się spis z natury, czyli dokładne spisanie wszystkich przedmiotów znajdujących się na danej lokalizacji. Podczas realizacji inwentaryzacji oznacza się środki trwałe etykietami z kodem kreskowym. Po zakończeniu procesu spisania danych z danej lokalizacji należy przekazać informacje do centrali. W ten sposób możliwe jest sprawdzenie kompletności danych oraz ich porównanie z ewidencją księgową.

Krok 3: Rozliczenie

Na tym etapie porównuje się wynik spisu z natury z ewidencją bazową klienta. Wtedy weryfikuje się czy nie doszło do żadnych rozbieżności między rzeczywistymi wartościami a wpisami księgowymi. Podczas rozliczenia przeprowadza się analizę danych, która pozwala na parowanie analityczne. Proces rozliczenia kończy się podsumowaniem spisu oraz sporządzeniem protokołów. Protokoły te są dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie inwentaryzacji oraz jej wyniki i w oparciu o nie można wprowadzić ewentualne korekty w ewidencji księgowej.