MIĘDZYNARODOWE STANDARDY RACHUNKOWOŚCI
MIĘDZYNARODOWE STANDARDY RACHUNKOWOŚCIGłówne różnice między MSR 16 a polskimi uregulowaniami rachunkowości (UoR) występują w takich obszarach jak: zakres ich zastosowania, zasady uznawania rzeczowych aktywów trwałych, wycena rzeczowych aktywów trwałych, zasady amortyzacji składników rzeczowego majątku trwałego oraz zakres ujawniania informacji.
Podobieństwa między MSR 16 a polską Ustawą o Rachunkowości obejmują przede wszystkim zasady wyceny początkowej przedmiotów zakupionych do majątku firmy.
Należą do nich:
- cena nabycia
- koszt wytworzenia
- zasady zwiększania wyceny początkowej o koszty ulepszenia
- określanie okresu i metod amortyzacji
- rodzaje metod amortyzacji.
Natomiast różnice MSR 16 w stosunku do UoR dotyczące zakresu przedmiotowego prezentują się w sposób następujący:
| MSR 16 | UoR |
Rzeczowy majątek trwały obejmuje środki trwałe, które:
Standard nie dotyczy rzeczowych aktywów trwałych zaklasyfikowanych jako przeznaczone do sprzedaży (zgodnie z MSSF 5 „Aktywa trwałe przeznaczone do sprzedaży”).
| Rzeczowy majątek trwały obejmuje trzy kategorie: środki trwałe (wysokocenne i niskocenne), środki trwałe w budowie oraz zaliczki na środki w budowie. Środki trwałe, z wyłączeniem inwestycji, to rzeczowe aktywa trwałe i równorzędne, które mają przewidywany okres ekonomicznej użyteczności dłuższy niż rok, są kompletnie wykonane, nadają się do użytku i są przeznaczone na własne potrzeby jednostki. W szczególności obejmuje to:
Środki trwałe w budowie są to aktywa trwałe, które zostały zaliczone do kategorii aktywów trwałych w okresie budowy. |
Ogólnie rzecz biorąc, definicja rzeczowych aktywów trwałych w MSR 16 jest bardziej ogólna niż w polskiej Ustawie o Rachunkowości. Niemniej jednak, różnice w zakresie przedmiotowym obydwu regulacji nie są znaczące. W obu regulacjach wymagane jest, aby przewidywany okres użytkowania rzeczowych aktywów trwałych przekraczał jeden rok. I nie chodzi tu o faktyczne użytkowanie a definicję czasu użytkowania dla danego rodzaju przedmiotu. Krótko mówiąc nawet jeżeli dany przedmiot uszkodzi sie przed upłynięciem roku, ale co do zasady można z niego korzystać dłużej, to jest to środek trwały. W polskiej Ustawie o Rachunkowości, często mówi się również o progu wartościowym, to właśnie na poziomie wartości głównie rozróżnia się środki trwałe niskocenne od tych wysokowartościowych. Obecna granica to 10 000 złotych polskich.
Kolejne różnice dotyczą cech fizycznych przedmiotowych aktywów. W MSR nie ma pojęcia środków trwałych w budowie, które w UoR obejmują aktywa trwałe w trakcie budowy, montażu lub ulepszenia. Polska ustawa wymienia konkretne składniki uznawane za środki trwałe, w tym takie specyficzne dla polskiego prawa jak prawo wieczystego użytkowania gruntu, prawo własnościowe do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, czego nie uwzględnia MSR.
Ponieważ MSR nie definiuje szczegółowo struktury ani najmniejszej jednostki rzeczowych aktywów trwałych, kwalifikowanie poszczególnych składników majątkowych jako części rzeczowego majątku trwałego oraz ich włączanie jako odrębnych pozycji pozostawia się do decyzji poszczególnych podmiotów gospodarczych. Oznacza to, że według tych standardów taki sam przedmiot w jednej firmie bedzie środkiem trwałym a w innej nie. Często niestety takie podejście powoduje różnice w obrębie jednej ewidencji, bo każda księgowa ma swoją filozofię księgowania ŚT, i sposób klasyfikacji śrotków trwałcyh, jeśli zatem nie jest to uregulowane w organizacji odgórną procedurą, takie same przedmioty na przestrzeni czasu mogą być różnie klasyfikowane.
DOKUMENTACJA INWENTARYZACYJNA
Inwentaryzację przeprowadza się na podstawie zarządzenia wydanego minimum jeden dzień przed planowanym rozpoczęciem (w zależności od okoliczności). W zarządzeniu o inwentaryzacji przed wszystkim powołuje się komisję inwentaryzacyjną odpowiedizalną za przebieg całego zdarzenia. Najważniejszą funkcję w Komisji pełni Przewodniczacy Komisji Inwentaryzacyjnej, odpowiedzialny za wszelkie działania całej Komisji bezpośrednio przed Kierownikiem Jednostki.
W zależności od skali przedsiębiorstwa oraz charakteru prowadzonej działalności Kierownik Jednostki ustala sposób dokumentowania inwentaryzacji.
W szczególności obejmuje to:
- zarządzenie (decyzja lub polecenie służbowe) dotyczące inwentaryzacji – zawierające skład, terminy, obszary oraz sposób rozliczenia,
- instrukcja inwentaryzacji – określająca metodę, zasady, zakres, tryb, terminy, organizację, szkolenia oraz wzory dokumentów stosowanych podczas inwentaryzacji,
- przygotowanie obiektu do spisu oraz archiwizacja dokumentacji,
- harmonogram przeprowadzenia spisu,
- protokół z kontroli w trakcie inwentaryzacji,
- rozliczenie inwentaryzacji (sprawozdanie lub raport),
- protokoły, wnioski, decyzje oraz zalecenia.
TERMINY INWENTARYZACJI
Cykliczne przeglądy mają na celu:
- Co cztery lata – ocenę środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym.
- Co dwa lata – przegląd materiałów, towarów, gotowych produktów oraz półproduktów objętych ewidencją ilościowo-wartościową, przechowywanych w strzeżonych magazynach.
- Raz w roku – inwentaryzację składników aktywów, z wyłączeniem tych, które są inwentaryzowane w ostatnim dniu roku obrotowego, przeprowadzaną nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia następnego roku.
- Na ostatni dzień roku obrotowego – rewizję aktywów pieniężnych, papierów wartościowych (takich jak akcje, obligacje, bony itp.), produkcji w toku, materiałów oraz towarów odpisywanych w koszty w dniu zakupu, oraz produktów gotowych zaliczanych do kosztu wytworzenia sprzedanych produktów w momencie ich wytworzenia.
Te terminy oczywiście moga być modyfikowane przez Kierownika Jednostki w porozumienu z Urzędem Skarbowym, jeżeli zachodzi obiektywna przyczyna dla takiej zmiany.
ZESPÓŁ INWENTARYZACYJNY
- Zespół spisowy składa się co najmniej z dwóch osób: przewodniczącego i członka.
- Przewodniczący zespołu rozpoczyna spis, sporządzając protokół rozpoczęcia.
- Podczas spisu członkowie zespołu pracują w skupieniu, dyktując spokojnym głosem, aby nie zakłócać pracy innych pracowników w terenie spisowym.
- Osoby odpowiedzialne materialnie wyjaśniają nazewnictwo i kody asortymentowe.
- Zabrania się używania telefonów komórkowych i rozmów z osobami postronnymi podczas spisu.
- Opis przedmiotu, jego cechy, kody, są zapisywane w liczbie pojedynczej, prostym i zwięzłym językiem, a w przypadku stosowania arkuszy ręcznych – czytelnym drukiem.
- Jednostki miar muszą być jasno określone i uzgodnione przed rozpoczęciem spisu.
- Pole spisowe powinno być oznaczone lub wskazane (nazwa pomieszczenia), a jego obszar powinien być jak najmniejszy (np. pomieszczenie, regał, gniazdo paletowe, półka), oznakowany w sposób umożliwiający weryfikację i częściową kontrolę w każdym momencie.
- Spis należy przeprowadzać zgodnie z zasadą zliczania od lewej do prawej strony.
- Po zakończeniu spisu wszystkie arkusze spisowe oraz osoby odpowiedzialne materialnie powinny podpisać, wskazując ostatnią pozycję i sporządzając protokół zakończenia.
- Przewodniczący zespołu sporządza sprawozdanie opisujące problemy występujące podczas spisu z natury, uwagi dotyczące zabezpieczenia mienia i gospodarności oraz informacje na temat zużytych i niewykorzystanych arkuszy.
- Sprawozdanie wraz z oryginałami arkuszy spisowych przekazywane jest do PKI w określonym harmonogramie.
INNE ZASADY INWENTARYZACJI
- Zasada uniwersalna – stosowanie minimalnie wymaganych przepisami prawa standardów oraz maksymalizacja procedur w interesie firmy.
- Zasada terminowości – ustalanie terminów spisów tak, aby nie kolidowały one z codziennym funkcjonowaniem firmy ani okresami największej sprzedaży.
- Zasada częstotliwości – opracowanie optymalnego harmonogramu inwentaryzacji dla wszystkich lokalizacji firmy.
- Zasada ekonomii czasu i kosztów – minimalizacja czasu trwania i kosztów spisów majątkowych.
- Zasada zamkniętych drzwi – ograniczenie ryzyka wystąpienia błędów podczas spisów poprzez zamknięte drzwi.
- Zasada dokładności – kluczowa w prawidłowym przeprowadzaniu inwentaryzacji, zapewniająca dokładne liczenie, ważenie i pomiar przedmiotów oraz ich identyfikację pod względem nazwy, symbolu i wartości użytkowej, co gwarantuje niepodważalność wyników.
- Zasada ograniczonego zaufania – dostosowana do osób odpowiedzialnych materialnie, zależna od ich stażu pracy i dotychczasowych wyników inwentaryzacji.
- Zasada kolejności czynności – ustalony porządek działań podczas przeprowadzania spisów, skracający czas ich wykonania.
Ponad wszystko najważniejsza jest zasada rozumienia zadania. Pracownicy bowiem firmy najcześciej nie rozumieją po co mają wykonywać inwentaryzację, i nie wykonują jej z odpowiednią intencją. Jaka zatem powinna być ta intencja. Celem inwentaryzacji jest nie tylko spełnienie ustawowego obowiązku. Celem jest przede wszystkim dobra identyfikacja majątku prowadząca do jego lepszego wykorzystania, co często daje spore oszczędności na nowych zakupach. Jeśli bowiem wykorzystamy majątek posiadany to nie tylko nadajemy większy sens wydatkowanym środkom ale robimy oszczędności na rezygnacji z kolejnych przedmiotów. Te środki można przeznaczyć na szkolenia pracowników, lub rozwój firmy. A uwolnione miejsce składowania, wykorzystać do rozwoju przedsiębiorstwa, lub uwolnić zmniejszając koszty stałe.
