Q: Na czym polega inwentaryzacja z punktu widzenia magazynów?

A: Z punktu widzenia magazynów inwentaryzacja polega na ustaleniu faktycznego stanu składników obrotowych, czyli towarów surowców, czy wyrobów gotowych przechowywanych w magazynach. Inwentaryzację przeprowadza się poprzez dokonanie spisu z natury towarów znajdujących się na terenie magazynu. Integralną częścią tego procesu jest też wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem rzeczywistym stwierdzonym podczas spisu a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej i aktualizacja zapisów do stanu stwierdzonego w rzeczywistości.

Q: Jak wygląda inwentaryzacja towarów w magazynie od strony prawnej?

A: Zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 2 tej ustawy termin i częstotliwość inwentaryzacji na ostatni dzień roku obrotowego uznaje się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację m.in: zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat. Powyższe szczególne warunki inwentaryzacji dopuszczają, aby termin i częstotliwość inwentaryzacji były dochowane „w ciągu” określonego okresu. W opinii Audytorów „w ciągu” oznacza zarówno prawo do jednorazowego, na dowolny dzień, jak i sukcesywnego w danym okresie ustalania rzeczywistego stanu poszczególnych grup wymienionych wyżej aktywów objętych inwentaryzacją drogą spisu z natury. Powinno to nastąpić w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie zostały spisane z natury wszystkie stanowiące własność jednostki zasoby danego składnika majątkowego, objęte omawianym rodzajem inwentaryzacji.

Q: Kto odpowiada za inwentaryzacje magazynów?

A: Za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji również towarów odpowiada Kierownik Jednostki. W Instrukcji Inwentaryzacji określa on zasady przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników majątku przedsiębiorstwa w tym towarów. W przypadku współpracy z IPRO Instrukcja Inwentaryzacji zawarta jest w Planie Projektu, który jest dokumentem pełniejszym, zawierającym niezbędne wzory dokumentów i dokładny opis projektu Inwentaryzacji. W Palnie Projektu znajdują się również Harmonogramy działań, co jest o tyle istotne, że nadzór nad płynnym przebiegiem Inwentaryzacji ustalony jest od początku i spoczywa na IPRO. Do prawidłowego przeprowadzenia spisu z natury należy się w odpowiedni sposób przygotować. Kierownik jednostki ustala harmonogram prac związanych z zamknięciem roku i przeprowadzeniem inwentaryzacji.

Q: O czym warto pamiętać podczas przeprowadzania spisu magazynu?

A: Warto pamiętać, że materiały należy inwentaryzować drogą spisu z natury i w miarę możliwości nie powinny one zmieniać miejsca położenia podczas prac inwentaryzacyjnych. Jednak termin inwentaryzacji jest uzależniony od sposobu ewidencji materiałów. Inwentaryzacja może być przeprowadzana raz na dwa lata, raz na rok, lub w innych przypadkach nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku obrotowego.

Q: Jak przeprowadzany jest spis magazynów w IPRO?

A: W naszej metodzie inwentaryzacji magazynów wyróżniamy kilka etapów:

Etap 0 – Analiza potrzeb klienta

Na tym etapie przeprowadzamy wywiad rozpoznawczy. Poznajemy informacje niezbędne do przeprowadzenia spisu takie jak lokalizacja magazynu, jego powierzchnia i ilość indeksów/sztuk asortymentu. Po ustaleniu oczekiwań klienta przystępujemy do wyznaczenia daty spisu oraz określenie ilości zasobów niezbędnych do rozpoczęcia pracy.

Etap 1 – Ustalenie odpowiedniej metodologii przeprowadzenia spisu.

Zanim kroczymy na taflę magazynu, kontynuujemy rozmowy z klientem pod względem praktycznym spisu. Przeprowadzamy analizę oznakowania towaru, zapoznajemy się i analizujemy ewidencje magazynu. Na koniec określamy sposobu porównania danych.

Etap 2 – Realizacja spisu.

Po przybyciu zespołów spisowych na miejsce wg ustalonego harmonogramu następuje przygotowanie sprzętu. Po zapoznaniu pracowników zespołu spisowego z logistyką magazynu i zasadami BHP następuje szkolenie z przeprowadzania spisu na danym magazynie zgodnie ze specyfikacją miejsca. Podczas spisu z natury prowadzona jest bieżąca analiza wyników oraz weryfikacja powstających różnic z udziałem koordynatora spisu, oraz analityka.

Etap 3 – Przedstawienie wyników, zakończenie.

Po zakończeniu fizycznego liczenia następuje weryfikacji powstałych różnic. Podczas weryfikacji wyjaśniamy pozostałe różnice inwentarzowe przy pomocy porównania do ewidencji klienta. Na koniec przygotowujemy plik końcowy według wytycznych klienta. Arkusz końcowy obejmuje podsumowanie przeprowadzonego spisu z natury.

Etap 4 – Dalsze działanie i rozwój.

To dodatkowa usługa prowadzona przez naszą firmę. Składa się ona z rekomendacji co do rozłożenia towarów, ich znakowania oraz systemie magazynowania, propozycji nowych rozwiązań zaproponowanie nowych rozwiązań niezbędnych do lepszego składowania towarów oraz pośrednictwo w zakresie wyposażania magazynów, wynajmu wózków widłowych, kolektorów, druku etykiet, it