Q: Inwentaryzacja towarów – jakie są jej cele?

A: Celem inwentaryzacji towarów jest:

• ustalenie stanu faktycznego (ilości) towarów poprzez spis z natury, porównanie go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie faktycznych różnic inwentaryzacyjnych,
• uwidocznienie stanu posiadanych towarów, ustalenie ich dalszej przydatności,
• rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za wynikłe różnice i ocena odpowiedzialności za powierzony towar,
• kontrola zabezpieczenia posiadanego towaru.

Q: Jakie znaczenie ma prowadzenie dokładnych zapisów inwentaryzacyjnych?

A: Utrzymywanie dokładnej ewidencji zapasów ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw, ponieważ pomaga firmom zapewnić terminowość produkcji, obniżyć koszty i zapobiegać brakom lub nadmiernym zapasom.

Q: Jaka jest różnica między wieczystymi i okresowymi systemami inwentaryzacji?

A: Systemy ciągłej inwentaryzacji to ciągłe metody śledzenia poziomów zapasów w czasie rzeczywistym za pomocą oprogramowania komputerowego, podczas gdy systemy okresowych inwentaryzacji to fizyczne inwentaryzacje przeprowadzane w regularnych odstępach czasu w celu uzgodnienia fizycznych poziomów zapasów z zarejestrowanymi kwotami.

Q: Jak w IPRO Przeprowadzana Inwentaryzacja Towarów?

Wdrożenie  unikalnego systemu zarządzania środkami trwałymi, który umożliwi Ci samodzielną kontrolę majątku – również po zakończeniu procesu inwentaryzacji. Najważniejsza jest jednak dobra metoda na realizację Inwentaryzacji.

A: Analiza potrzeb  Klienta – od tego zaczynamy! – ETAP 0

• lokalizacja magazynu
• powierzchnia
• ilość indeksów, sztuk asortymentu
• sposób składowania oraz pakowania towaru
• ustalenie oczekiwań klienta
• data spisu
• określenie ilości zasobów: ilość osób/zespołów spisujących, ilość godzin/dni pracy
• wizyta lokalna (opcjonalnie, choć często konieczna)

1. Ustalenie odpowiedniej metodologii przeprowadzenia spisu – ETAP 1

• analiza oznakowania towaru
• zapoznanie się z ewidencją magazynu, analiza ewidencji, określenie sposobu porównania danych
• zaproponowanie formy spisu – spis elektroniczny z wykorzystaniem kolektorów danych lub laptopów, spis na arkuszach ręcznych lub też przy wykorzystaniu kolektorów danych Klienta (wiąże się to z obowiązkowym szkoleniem dla naszych pracowników)

2. Realizacja spisu – ETAP 2

• przybycie zespołów spisowych na miejsce wg ustalonego harmonogramu
• przygotowanie sprzętu
• zapoznanie pracowników zespołu spisowego z logistyką magazynu
• szkolenie z przeprowadzania spisu na danym magazynie zgodnie ze specyfikacją miejsca
• spis z natury
• bieżąca analiza wyników oraz weryfikacja powstających różnic przy udziale koordynatora spisu oraz analityka

3. Przedstawienie wyników, zakończenie – ETAP 3

• zakończenie fizycznego liczenia
• weryfikacja powstałych różnic 
• wyjaśnienie pozostałych różnic inwentaryzacyjnych
• przedstawienie wyników w formie elektronicznej z porównaniem do ewidencji Klienta
• przygotowanie arkusza spisu z natury
• przygotowanie pliku końcowego wg wytycznych Klienta
• zakończenie projekt

4. Dalsze działanie – rozwój – ETAP 4

• zaproponowanie nowych rozwiązań niezbędnych do lepszego składowania towarów
• rekomendacje co to rozłożenia towarów, ich znakowania, systemie magazynowania
• pośrednictwo w zakresie wyposażania magazynów, wynajmu wózków widłowych, kolektorów, druku etykiet, itp.

Q: Co to jest zapas bezpieczeństwa?

A: Zapas bezpieczeństwa to ilość zapasów, które firma utrzymuje w rezerwie, aby zapewnić sobie możliwość zaspokojenia popytu nawet w okresach nieoczekiwanych zakłóceń lub opóźnień w łańcuchu dostaw. Powstałe w wyniku inwentaryzacji  nadwyżki i niedobory muszą zostać koniec końców rozliczone i wyjaśnione. Rozliczenie może zostać przeprowadzone na zasadzie kompensaty niedoborów z nadwyżkami na podstawie wartości towaru lub innych wskaźników. Natomiast wyjaśnienie pozostałych różnic pozwoli zabezpieczyć towar przed powstaniem nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych w przyszłości, usprawni kontrolę w obszarze gospodarowania majątkiem firmy, a także nad obiegiem dokumentów. Inwentaryzacja towarów wykonana poprawnie będzie mogła służyć także kontroli dalszej przydatności danego towaru oraz zasadności współpracy z dostawcami zewnętrznymi.

Poprawnie wykonana inwentaryzacja towarów to taki proces, który doprowadzi do wykazania przede wszystkim prawdy. Uzgodnienie ilości towaru względem ksiąg jest wygodne i proste, natomiast nie prowadzi w dłuższej perspektywie czasu do niczego dobrego.

Q: Jak firmy mogą zoptymalizować zarządzanie zapasami?

A: Wśród Klientów Inwentaryzacje PRO są organizacje, które przez całe lata wykonywały inwentaryzację w sposób taki, aby „wszystko się zgadzało”. Takie działania mogą prowadzić do wielu nadużyć, w szczególności wśród Osób Odpowiedzialnych materialnie za towar. W konsekwencji przeprowadzenia rzetelnej Inwentaryzacji firma zyska wiele korzyści nie tylko w wyłapaniu nieprawidłowości ale przed wszystkim w zoptymalizowaniu zakupów i uzyskaniu wolnej przestrzeni magazynowej.