Q: Inwentaryzacja towarów – jakie są jej cele?
A: Celem inwentaryzacji towarów jest:
- ustalenie stanu faktycznego (ilości) towarów poprzez spis z natury, porównanie go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych, ustalenie faktycznych różnic inwentaryzacyjnych,
- uwidocznienie stanu posiadanych towarów, ustalenie ich dalszej przydatności,
- rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za wynikłe różnice i ocena odpowiedzialności za powierzony towar,
- kontrola zabezpieczenia posiadanego towaru.
Q: Jakie znaczenie ma prowadzenie dokładnych zapisów inwentaryzacyjnych?
A: Utrzymywanie dokładnej ewidencji zapasów ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw, ponieważ pomaga firmom zapewnić terminowość produkcji, obniżyć koszty i zapobiegać brakom lub nadmiernym zapasom.
Q: Jaka jest różnica między wieczystymi i okresowymi systemami inwentaryzacji?
A: Systemy ciągłej inwentaryzacji to ciągłe metody śledzenia poziomów zapasów w czasie rzeczywistym za pomocą oprogramowania komputerowego, podczas gdy systemy okresowych inwentaryzacji to fizyczne inwentaryzacje przeprowadzane w regularnych odstępach czasu w celu uzgodnienia fizycznych poziomów zapasów z zarejestrowanymi kwotami.
Q: Jak w IPRO Przeprowadzana Inwentaryzacja Towarów?
Wdrożenie unikalnego systemu zarządzania środkami trwałymi, który umożliwi Ci samodzielną kontrolę majątku – również po zakończeniu procesu inwentaryzacji. Najważniejsza jest jednak dobra metoda na realizację Inwentaryzacji.
A: Analiza potrzeb Klienta – od tego zaczynamy! – ETAP 0
- lokalizacja magazynu
- powierzchnia
- ilość indeksów, sztuk asortymentu
- sposób składowania oraz pakowania towaru
- ustalenie oczekiwań klienta
- data spisu
- określenie ilości zasobów: ilość osób/zespołów spisujących, ilość godzin/dni pracy
- wizyta lokalna (opcjonalnie, choć często konieczna)
1. Ustalenie odpowiedniej metodologii przeprowadzenia spisu – ETAP 1
- analiza oznakowania towaru
- zapoznanie się z ewidencją magazynu, analiza ewidencji, określenie sposobu porównania danych
- zaproponowanie formy spisu – spis elektroniczny z wykorzystaniem kolektorów danych lub laptopów, spis na arkuszach ręcznych lub też przy wykorzystaniu kolektorów danych Klienta (wiąże się to z obowiązkowym szkoleniem dla naszych pracowników)
2. Realizacja spisu – ETAP 2
- przybycie zespołów spisowych na miejsce wg ustalonego harmonogramu
- przygotowanie sprzętu
- zapoznanie pracowników zespołu spisowego z logistyką magazynu
- szkolenie z przeprowadzania spisu na danym magazynie zgodnie ze specyfikacją miejsca
- spis z natury
- bieżąca analiza wyników oraz weryfikacja powstających różnic przy udziale koordynatora spisu oraz analityka
3. Przedstawienie wyników, zakończenie – ETAP 3
- zakończenie fizycznego liczenia
- weryfikacja powstałych różnic
- wyjaśnienie pozostałych różnic inwentaryzacyjnych
- przedstawienie wyników w formie elektronicznej z porównaniem do ewidencji Klienta
- przygotowanie arkusza spisu z natury
- przygotowanie pliku końcowego wg wytycznych Klienta
- zakończenie projekt
4. Dalsze działanie – rozwój – ETAP 4
- zaproponowanie nowych rozwiązań niezbędnych do lepszego składowania towarów
- rekomendacje co to rozłożenia towarów, ich znakowania, systemie magazynowania
- pośrednictwo w zakresie wyposażania magazynów, wynajmu wózków widłowych, kolektorów, druku etykiet, itp.
Q: Co to jest zapas bezpieczeństwa?
A: Zapas bezpieczeństwa to ilość zapasów, które firma utrzymuje w rezerwie, aby zapewnić sobie możliwość zaspokojenia popytu nawet w okresach nieoczekiwanych zakłóceń lub opóźnień w łańcuchu dostaw. Powstałe w wyniku inwentaryzacji nadwyżki i niedobory muszą zostać koniec końców rozliczone i wyjaśnione. Rozliczenie może zostać przeprowadzone na zasadzie kompensaty niedoborów z nadwyżkami na podstawie wartości towaru lub innych wskaźników. Natomiast wyjaśnienie pozostałych różnic pozwoli zabezpieczyć towar przed powstaniem nadwyżek i niedoborów inwentaryzacyjnych w przyszłości, usprawni kontrolę w obszarze gospodarowania majątkiem firmy, a także nad obiegiem dokumentów. Inwentaryzacja towarów wykonana poprawnie będzie mogła służyć także kontroli dalszej przydatności danego towaru oraz zasadności współpracy z dostawcami zewnętrznymi.
Poprawnie wykonana inwentaryzacja towarów to taki proces, który doprowadzi do wykazania przede wszystkim prawdy. Uzgodnienie ilości towaru względem ksiąg jest wygodne i proste, natomiast nie prowadzi w dłuższej perspektywie czasu do niczego dobrego.
Q: Jak firmy mogą zoptymalizować zarządzanie zapasami?
A: Wśród Klientów Inwentaryzacje PRO są organizacje, które przez całe lata wykonywały inwentaryzację w sposób taki, aby „wszystko się zgadzało”. Takie działania mogą prowadzić do wielu nadużyć, w szczególności wśród Osób Odpowiedzialnych materialnie za towar. W konsekwencji przeprowadzenia rzetelnej Inwentaryzacji firma zyska wiele korzyści nie tylko w wyłapaniu nieprawidłowości ale przed wszystkim w zoptymalizowaniu zakupów i uzyskaniu wolnej przestrzeni magazynowej.
