Inwentaryzacja to nieodłączna część zarządzania majątkiem w każdej spółce. Polega na spisaniu i ewidencjonowaniu wszystkich środków trwałych, materiałów i towarów, które znajdują się w posiadaniu firmy. To zadanie wymaga dokładności i staranności, ponieważ błędy w inwentaryzacji mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. W tym artykule skupimy się na specyfice inwentaryzacji w spółce z o.o. i omówimy, dlaczego warto zlecić to zadanie zewnętrznej firmie.
Spółka z o.o. to rodzaj spółki kapitałowej, która charakteryzuje się tym, że jej właściciele ponoszą ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania firmy. Oznacza to, że w przypadku problemów finansowych spółki, wierzyciele nie mogą dochodzić swoich roszczeń z prywatnego majątku właścicieli. Jednocześnie, w spółce z o.o. podejmowanie decyzji dotyczących mienia firmy jest powierzone zarządowi, który odpowiada za jego zarządzanie i ochronę.
Co trzeba wiedzieć, aby zrobić inwentaryzację w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością?
Inwentaryzacja w spółce handlowej (z o.o.) to złożone zadanie, które wymaga wiedzy i doświadczenia z zakresu rachunkowości, prawa i logistyki. Przeprowadzenie inwentaryzacji wewnętrznie przez pracowników firmy często bywa trudne i czasochłonne. Wymaga opracowania procedur, przeszkolenia z nich pracowników, a na koniec nie pełni funkcji kontrolnej nad pracownikami, ponieważ mogę zmanipulować wynik inwentaryzacji, ukrywając nieprawidłowości.
Ponadto może to prowadzić do sytuacji, w której pracownicy popełnią błędy lub będą mieli skłonność do realizacji zadania „po łepkach” ze względu na brak zrozumienia jego celowości. Dlatego, aby uniknąć tych ryzyk, wiele spółek z o.o. decyduje się na zlecenie inwentaryzacji firmie zewnętrznej, specjalizującej się w tym zakresie.
Czy inna firma może za nas wykonać inwentaryzację?
Zewnętrzna firma inwentaryzacyjna to niezależna jednostka, która ma doświadczenie w przeprowadzaniu inwentaryzacji i dysponuje specjalistycznym oprogramowaniem oraz narzędziami. Taka firma może dokładnie i profesjonalnie przeprowadzić inwentaryzację w spółce z o.o. a następnie dokonać rozliczenia do ewidencji wyjściowej wskazując braki, nadwyżki i niedobory. Dodatkową wartością współpracy jest dobra analiza bieżącej sytuacji i pomoc w zarządzaniu majątkiem trwałym.
Korzyści wynikające ze zlecenia inwentaryzacji zewnętrznej firmie to przede wszystkim dokładność i niezawodność spisu, ponieważ zewnętrzna firma nie jest związana z pracownikami ani interesami spółki. Dodatkowo taka firma może dostarczyć raport ze spisu inwentaryzacyjnego, który pozwoli na weryfikację stanu majątku firmy. Raport ten również jest niezbędny przy sporządzaniu sprawozdania finansowego i bilansu, co jest kluczowe dla właścicieli i inwestorów, którzy muszą wiedzieć, jaki jest rzeczywisty stan majątku spółki.
RODO a inwentaryzacja w spółce handlowej? Czy trzeba przestrzegać jakichś szczególnych przepisów, podczas inwentaryzacji?
Podczas inwentaryzacji spisuje się głównie przedmioty, które są własnością spółki oraz są użytkowane przez spółkę, a są tak zwanym środkiem obcym. Względem przedmiotu nie obowiązują przepisy RODO, jako że przedmioty jako takie nie są daną osobową. Pojawić się ta dana może w momencie, w którym spółka podczas inwentaryzacji potrzebuje przypisywać użytkowników poszczególnych sprzętów, głównie IT na potrzeby weryfikacji, i odpowiedzialności materialnej. Wtedy mamy do czynienia z przetwarzaniem danych i należy podjąć wszelkie kroki bezpieczeństwa, aby te dane były przetwarzane zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z 10 Maja 2018 roku.
W tym momencie szczególnie zewnętrzna firma, taka jak Inwentaryzacje PRO może zapewnić najwyższy poziom bezpieczeństwa i poufności informacji. Nasza Firma posiada odpowiednie procedury i zabezpieczenia, które chronią informacje o majątku firmy przed nieuprawnionym dostępem.
