Inwentaryzacja to proces, w którym sprawdza się stan zapasów, aktywów oraz innych elementów majątkowych. Jest to jedna z najważniejszych czynności, które powinny być regularnie wykonywane w firmie. Warto wiedzieć, jak przebiega taki proces, aby móc przygotować się do niego w sposób właściwy. Najważniejsza jest jednak dobra metoda na realizację inwentaryzacji, dlatego w IPRO opracowaliśmy własne rozwiązania, które oszczędzają czas i pieniądze naszych klientów.

Inwentaryzacja – co to jest?

Inwentaryzacja jest procesem zmierzającym do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątku określonego podmiotu, który może być na przykład firmą, fundacją czy jednostką organizacyjną. To działanie, które pozwala na rozliczenie stanu bieżącego względem stanu ewidencyjnego. U nas zawsze inwentaryzację traktujemy jako wspólny projekt naszego klienta i nasz, dlatego jesteśmy w stałym z nim kontakcie.

Inwentaryzację wyróżnia się jako kluczową dziedzinę rachunkowości. Zazwyczaj prowadzona jest na zlecenie działu zajmującego się administracją, finansami lub IT. Prowadzi się ją w wielu przedsiębiorstwach, jednak w zależności od branży – może przybierać nieco inną formę. Jej celem jest jednak zawsze stwierdzenie obecności danych składników majątkowych, które jeszcze nie zostały wykorzystane w ramach prowadzenia bieżącej działalności.

Dla nas inwentaryzacja nie jest tylko obowiązkowym działaniem, które przeprowadza się z konieczności – traktujemy ją jako narzędzie, które realnie może pomóc naszym klientom w prowadzeniu działalności.

Na czym polega inwentaryzacja i jak przeprowadzamy ją w IPRO?

Każdą inwentaryzację rozpoczynamy od kontaktu z klientem i przesłania pytań dotyczących lokalizacji, terminu spisu, ilości środków trwałych, rodzaju etykiet i ewidencji środków trwałych. Dopiero na spotkaniu omawiamy wszelkie szczegóły i prezentujemy nasze autorskie rozwiązania – Metodyka Inwentaryzacje PRO. 

Ustalenie stanu faktycznego jest głównym celem procedury inwentaryzacji. Podlegają jej zatem wszelkiego rodzaju środki trwałe (rozumiane na podstawie ustawy o rachunkowości), rozpoczęte inwestycje, środki pieniężne w gotówce oraz papierach wartościowych, produkcja będąca w toku, zakończone roboty i usługi, towary handlowe, surowce, materiały oraz półprodukty. Zalicza się do niej również wszelkiego rodzaju opakowania, odpady czy surowce wtórne, a także pozostaje składniki majątkowe. 

Wybór metody inwentaryzacji zależy od specyfiki branży i obszaru działalności firmy. Aby wszystko przebiegało sprawnie – przed rozpoczęciem działań przedstawiamy szczegółową ofertę, która składa się z Koncepcji Realizacji Projektu, w której opisujemy proces realizacji i wszelkie zależności, podajemy również pełną wycenę. Po akceptacji i podpisaniu umowy przechodzimy do działania.

Zasady inwentaryzacji – świadomość jest kluczem do sukcesu

Naszych klientów traktujemy jak partnerów i przed podjęciem działań staramy się przedstawiać im korzyści i zasady inwentaryzacji, która nie jest tylko przykrym obowiązkiem firmy firm, a może być pomocnym narzędziem – w tym na przykład zapobiegania oszustwom.

Określając zasady inwentaryzacji, należy najpierw wskazać podstawę prawną. Najważniejsze zasady zawarte są w Ustawie o rachunkowości. Za najprostszą metodę przyjmuje się ewidencjonowanie środków trwałych. Polega to na gromadzeniu podstawowych danych o zasobach, którymi dysponuje klient np. w arkuszu Excel. W przypadku bardziej rozbudowanej struktury przedsiębiorstwa czy organizacji, które przyjmuje formę kilku oddziałów, warto wdrożyć odpowiedni system zarządzania.

Artykuł 27. Ustawy o rachunkowości narzuca obowiązek odpowiedniego udokumentowania przeprowadzonej inwentaryzacji. Wyniki powinny zostać powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych. Ustawodawca określa także, że ujawnione różnice należy wyjaśnić, odpowiednio rozliczyć według obowiązujących zasad oraz przypisać do roku obrotowego, na który przypadał termin samego co 4-letniego spisu.

Charakteryzując proces inwentaryzacji, należy wskazać również, że spis nie jest tożsamy z samą procedurą, ale stanowi jej ważny element. Kompletny proces inwentaryzacji uwzględnia także dokumentację otrzymanych wyników oraz rozliczenie w księgach rachunkowych. 

Inwentaryzacja obejmuje także składniki aktywów, które znajdują się w danej jednostce, lecz są własnością innej firmy (nie dotyczy spedycji, logistyki i transportu). Zgodnie z przepisami można odstąpić od przeprowadzenia inwentaryzacji, gdy dojdzie do ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu (gdy jednostka nie zamyka ksiąg), w przypadku połączenia jednostek (z wyjątkiem spółek kapitałowych) oraz w przypadku zawieszenia działalności (gdy nie zostaną zamknięte księgi).

Niektóre firmy mogą również przeprowadzać inwentaryzację innych składników aktywów, takich jak wierzytelności, akcje czy prawa autorskie. W każdym przypadku celem inwentaryzacji jest sprawdzenie, czy stan faktyczny zgadza się ze stanem zapisanym w ewidencji.

Etapy inwentaryzacji z IPRO

Podstawą każdej inwentaryzacji jest elastyczność, dzięki czemu obecność  inwentaryzatora nie zakłóci bieżącej działalności firmy. Inwentaryzacja w IPRO składa się z wielu etapów zgodnie z naszą autorską metodyką. Najczęściej cały proces przebiega zgodnie z poniższy planem, który warto znać, aby właściwie się do niego przygotować.

Krok 1: Przygotowanie

Na tym etapie ustalamy wszystkie szczegóły potrzebne do wykonania spisu majątku. W ramach tego kroku należy:

• ustalić przedmioty do spisu, w tym również te nietypowe;
• wybrać rodzaje etykiet z kodem;
• uzyskać dokładne adresy lokalizacji, w tym miejsc przechowywania aktywów;
• wyznaczyć osoby odpowiedzialne ze strony klienta;
• opracować harmonogram pracy z klientem;
• przygotować plan projektu, instrukcje oraz pełną dokumentację.

Krok 2: Realizacja

W tym etapie przeprowadzamy faktyczny spis majątku. W ramach tego kroku należy:

• przeprowadzić spis z natury;
• dokonać weryfikacji spisu od razu w lokalizacji klienta;
• oznaczyć środki etykietami z kodem kreskowym;
• przekazać dane do centrali.

Krok 3: Rozliczenie

W tym etapie porównujemy wynik spisu z ewidencją bazową klienta. W ramach tego kroku należy:

• dokonać porównania wyniku spisu z ewidencją bazową klienta;
• wykonać analizę danych;
• sporządzić podsumowanie spisu w postaci protokołów.

Krok 4: Rozwój

Ostatni krok zazwyczaj obejmuje czas pomiędzy kolejnymi spisami. W ramach tego kroku oferujemy wsparcie w formie

• szkolenia dla osób które zarządzają środkami trwałymi;
• napisania i wprowadzenia procedury zarządzania majątkiem trwałym;
• sporządzenia raportów i rekomendacje;
• znakowaniu nowych środków trwałych;
• druku nowych etykiet na środki.

Rodzaje inwentaryzacji – jak wygląda zasadniczy podział?

Podziału inwentaryzacji można dokonać na wiele sposobów. Zasadniczy podział wyróżnia następujące typy według zakresu działań. Są to:

• Inwentaryzacja pełna, która obejmuje wszystkie składniki  majątkowe firmy czy organizacji.
• Inwentaryzacja wyrywkowa, obejmująca tylko wybrane składniki majątkowe.

Klasyfikacji działań inwentaryzacyjnych można dokonać również pod kątem powtarzalności. Są to przede wszystkim:

• Inwentaryzacja cykliczna, która jest powtarzana systematycznie.
• Inwentaryzacja doraźna, którą przeprowadzania się wtedy, kiedy będzie taka potrzeba – najczęściej w przypadku ważnych zmian w firmie, w tym między innymi postępowanie upadłościowe.

Inwentaryzację można podzielić również z uwagi na tryb przeprowadzania. Zasadniczy podział wygląda następująco:

• Inwentaryzacja okresowa, która jest przeprowadzana w wyznaczonym terminie.
• Inwentaryzacja ciągła, która przeprowadzana jest cyklicznie i zgodnie z określonym planem.

W jakim terminie należy przeprowadzić inwentaryzację?

Zawsze powtarzamy naszym klientom, że inwentaryzacja to coś więcej niż tylko obowiązek wynikający z przepisów, a skuteczne narzędzie rozwoju firmy, dlatego warto przeprowadzać ją jak najczęściej. Kiedy dokładnie?

W przepisach nie wskazano jednoznacznie, kiedy należy przeprowadzić pełną inwentaryzację. W zależności od tego, co podlega samemu spisowi, należy ją wykonywać cyklicznie, raz na rok, 2 lata lub 4 lata. Osobnym typem jest inwentaryzacja wykonywana na zakończenie działalności danej firmy (lub w przeddzień ogłoszenia upadłości). 

Artykuł 26. Ustawy o rachunkowości określa również zasady inwentaryzacji poszczególnych elementów: 

• Składniki aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku i innych zawartych w art. 17 ust. 2 pkt 4) – inwentaryzacją należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć nie później niż 15. dnia kolejnego roku. 
• Zapasy (materiałów, gotowych produktów na strzeżonych składowiskach, które są objęte ewidencją ilościowo-wartościową) – należy wykonać raz w ciągu 2 lat. 
• Nieruchomości oraz maszyny (zarówno środki trwałe, jak i inwestycje) – raz w ciągu 4 lat. 
• Zapasy towarów i materiałów znajdujących się w obrocie detalicznym – raz w roku. 
• Zapasy drewna, gdy prowadzona jest gospodarka rolna – raz w roku. 

Czym jest i na czym polega Inwentaryzacja na Oświadczenie?

Inwentaryzacja to termin, z którym można się spotkać, prowadząc działalność gospodarczą. Wchodzi w skład systemu zarządzania przedsiębiorstwem, stanowiąc wsparcie przy wyznaczaniu strategii rozwoju. Proces inwentaryzacji zawsze warto powierzyć wyspecjalizowanej firmie, takiej jak Inwentaryzacje PRO.

Jesteśmy autorami własnego narzędzia o nazwie Metodyka Inwentaryzacje PRO w ramach której wykonujemy Inwentaryzacje na Oświadczenie. Ta opracowana z biegiem lat metodyka, zawiera element uzyskiwania danych do spisu z natury od pracowników klienta, bez ich fizycznej obecności na spisie. Jest to niezmiernie pomocne w momencie w której pracownicy są na pracy zdalnej.

Inwentaryzacja na Oświadczenie doskonale sprawdziła się w Pandemi covid19, oraz w obecnym czasie pracy Hybrydowej. Jest to rozwiązanie na Inwentaryzację podczas pracy zdalnej. Proces ten składa się z 5 kroków:

1. Sporządzenie listy pracowników, do których wysłany jest komunikat o Inwentaryzacji w organizacji, z załączeniem oświadczenia do uzupełnienia, jeśli jest się poza lokalizacją spisu, czyli poza firmą.
2. Kontrola wysyłanych oświadczeń e-mail, ich odnotowywanie i weryfikacja.
3. Przesłanie ponownego komunikatu ze skrzynek pocztowych przełożonego pracownika, celem ponaglenia zbierania Oświadczeń.
4. Komunikacja telefoniczna z pracownikami, z którymi nie udało się skontaktować przez pocztę elektroniczną (maxymalnie wykonujemy 3 połączenia).
5. Aktualizacja danych i sporządzenie spisu pracowników, z którymi nie udało się skontaktować. Ostatecznie dany pracownik oznaczony zostaje jako spisany niepełny, a odpowiedzialność za spisanie tego majątku pozostaje już w rękach klienta.

Inwentaryzacja na Oświadczenie to rozwiązanie jest przydatne szczególnie wtedy, kiedy nie ma możliwości spotkania się z każdym pracownikiem z uwagi na charakter wykonywanych obowiązków w terenie. To metodyka, którą często stosujemy w dużych firmach zatrudniających tysiące pracowników, bankach czy większych instytucjach finansowych. Inwentaryzacja to proces, który warto wykonać rzetelnie i we właściwym czasie. Najlepiej powierzyć ten proces firmie, która zajmuje się tym na co dzień, oszczędza się wtedy czas i pieniądze, a w szczególności niweluje ryzyka tłumaczenia się z popełnionych błędów, przed audytem, biegłym rewidentem czy fiskusem.