Inwentaryzacja jest procesem polegającym na dokładnym sprawdzeniu stanu rzeczywistego majątku trwałego, wyposażenia, zapasów, a następnie porównaniu otrzymanego wyniku z danymi księgowymi. Ten ważny element zarządzania przedsiębiorstwem ma na celu zapewnienie wiarygodności sprawozdań finansowych, lepsze rozpoznanie potrzeb magazynowych i możliwość szybszego reagowania na ewentualne problemy. Kwestia, kto odpowiada za przeprowadzenie inwentaryzacji, jest istotna dla zapewnienia prawidłowego jej przebiegu i uzyskania wiarygodnych wyników.
Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji
Odpowiedzialność za przeprowadzenie prawidłowej inwentaryzacji spoczywa na zarządzie jednostki organizacyjnej. W przypadku spółek kapitałowych jest to zarząd spółki, a w jednostkach budżetowych (np. szkołach czy placówkach oświatowych) – dyrektor jednostki. Zarząd (lub dyrektor) ma obowiązek opracować szczegółowy plan, który powinien uwzględniać m.in. terminy, zakres inwentaryzacji oraz metodyki inwentaryzacji. Ponadto zarząd ma obowiązek powołać komisję inwentaryzacyjną, która będzie odpowiedzialna za realizację tego procesu.
Rola komisji inwentaryzacyjnej
Komisja inwentaryzacyjna jest organem odpowiedzialnym za sprawne przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce organizacyjnej. Składa się z członków, którzy są powoływani przez zarząd (lub dyrektora). Komisja nie może składać się z osób, które na co dzień są odpowiedzialne za zarządzanie majątkiem, a więc w komisji nie powinny się znaleść, osoby z działu ksiegowości bezpośrednio zwiazane z ksiegowaniem trwałych skłądników majątku, ani pracownicy działu IT czy administracji. Osoby doświadczone moga stanowić wsparcie merytoryczne w procesie wyjaśnień różnic poinwentaryzacyjnych. Członkowie komisji mają obowiązek dokładnie zbadać i kontrolować stan majątku oraz zobowiązań jednostki oraz sporządzić protokół inwentaryzacyjny. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub rozbieżności, komisja ma obowiązek podjąć działania mające na celu wyjaśnienie przyczyn tych nieprawidłowości i przedstawienie stosownych zaleceń zarządowi. Oprócz zarządu i komisji inwentaryzacyjnej wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa mają swoją rolę do odegrania w procesie. Na przykład, pracownicy magazynowi są odpowiedzialni za dokładne sprawdzenie stanów magazynowych, a pracownicy działu księgowości za porównanie danych z księgami rachunkowymi. Przy czym sama czynność liczenia majątku nie może być realizowana przez osoby na co dzień zaangażowane w nadzór nad majątkiem. Jest to bowiem proces kontrolny, a więc również oceniający ich dotychczasową pracę w tym obszarze. Współpraca pomiędzy różnymi działami jest kluczowa dla osiągnięcia celów inwentaryzacji oraz zapewnienia wiarygodności danych finansowych przedsiębiorstwa.
Proces ten ma dodatkową ogromną wartość, poza samym obowiązkiem ustawowym. Jest to bowiem okazja do zweryfikowania stanu posiadania, oceny wartości, oceny przydatności i modyfikacji dalszych zamówień, a to przynosi konkretne oszczędności do organizacji. Warto skorzystać z audytorów zewnętrznych, aby proces ten przeprowadzony był nie tylko zgodnie z zasadami, ale również z wykorzystaniem dobrych praktyk rynkowych, dla łatwiejszej oceny bieżącego stanu majątkowego przedsiębiorstwa.
