Poszukują Państwo sprawdzonego i pewnego partnera przy skanowaniu oraz digitalizacji dokumentów, zapraszamy do nas. Przy realizacji każdego projektu potrzebne jest mnóstwo danych oraz dokumentów, które należy zachować na przyszłość. Coraz częściej przechowuje się je w formie elektronicznej. W ten sposób zyskuje się dodatkową przestrzeń oraz zapewnia łatwy dostęp do dokumentów. W Inwentaryzacje PRO zajmujemy się skanowaniem oraz digitalizacją dokumentacji księgowej, projektowej czy medycznej. To co ważne to decyzja nie tylko o tym co powinno, z dotychczasowych zasobów papierowych, zostać przeniesione do wersji elektronicznej, ale też które, z dokumentów możemy swobodnie zniszczyć bez ryzyka, że w przyszłości mogą się jednak przydać. To co zatem, na początku współpracy z firmą w tym obszarze, jest najistotniejsze to doradztwo w zakresie strategii digitalizacji.
Digitalizacja dokumentów – korzyści jakie z niej wynikają
Korzyści wynikające z digitalizacji danych:
- więcej powierzchni użytkowej do pracy
- łatwiejszy i szybszy dostęp do dokumentów
- większa efektywność
- dostęp do dokumentów w każdym miejscu
- dodatkowe zabezpieczenie dokumentacji
Przed przystąpieniem do zeskanowanie i digitalizacji projektu bez względu czy jest on duży czy mały szczegółowo ustalamy potrzeby naszych klientów. Szczególnie istotnym dla nas elementem jest sposób zapisu dokumentu, czy cały dokument ma być jednym plikiem, czy też ma zostać on podzielony. Jeśli podzielony, to które elementy mają być zeskanowane osobno a które łączone w pdf’y wielostronicowe.
Więcej powierzchni robi się nie tylko w pomieszczeniach biurowych, w którym można na przykład dzięki temu stworzyć więcej stanowisk pracy. Zyskuje się też powierzchnię w częściach magazynowych, szczególnie w obszarach gdzie trzymane są dokumenty – archiwum. Przy dzisiejszej cenie za metr kwadratowy powierzchni wynajętej, ma to ogromne znaczenie. Jeden mały serwer potrafi pomieścić wiele setek metrów kwadratowych archiwum.
Łatwy i systematyczny dostęp do dokumentów, często powoduje łatwiejsze i efektywniejsze z nich korzystanie. Oszczędza się czas na wielu wewnętrznych e-mailach dotyczących poszukiwania dokumentu papierowego, bo samemu można go znaleźć znając strukturę w archiwum elektronicznym. Znikają liczne pytania gdzie to jest, bo struktura archiwum, raz poznana dotyczy wszystkich lat wstecz.
Zwykle archiwa na przestrzeni lat tworzone są przez różne osoby, ciężko zatem o jeden spójny system przechowywania. Z chwilą ustalenia pełnej archiwizacji wszystkich dokumentów w Firmie, taki system powstaje, jest spójny i dotyczy wszystkich dokumentów, dając szybkość i łatwość w ich odnalezieniu.
Digitalizacja dokumentów – co oferujemy?
Nasz oferta dokumentacji obejmuje:
– uzgodnienie spójnego jasnego i logicznego schematu archiwizacji dla wszystkich dokumentów niezależnie od dotychczasowego sposobu ich archiwizacji,
– przygotowanie dokumentów do digitalizacji: usuwanie zszywek, wyjęcie dokumentów z teczek oraz koszulek,
-ponumerowanie lub oklejenie etykietami z kodem kreskowym dokumentów przed digitalizacją a nawet wymianę uszkodzonych opraw czy opakowań,
– skanowanie dokumentacji według wcześniej ustalonej specyfikacji: w wybranym trybie kolorystycznym (czarno-białe, kolorowe lub skala szarości), w ustalonej rozdzielczości. Skanowanie w wybranym formacie. Jak również usuwanie białych strony oraz obracanie dokumentów,
– niszczenie zeskanowanych dokumentów – według potrzeby i uzgodnień z klientem,
– kontunuowanie archiwizacji dokumentów nowo powstałych w cyklach kwartalnych, pół i pełno-rocznych, zgodnie z opracowanym systemem,
Digitalizacja pozwala płacić mniej za powierzchnię biura i ułatwia korzystanie z nich podczas pracy zdalnej.
Oszczędności są oczywiste. Nie tylko nie trzymamy tony papieru płacąc za regały, powierzchnie, prąd, etc. Dajemy też dynamiczny dostęp do potrzebnych tu i teraz zasobów, bez konieczności przyjechania do biura. Szczególnie jest to korzystne w dobie pracy Hybrydowej, kiedy nie tylko nie wiemy gdzie szukać dokumentu, ale też rzadko mamy okazje być w firmie aby to zrobić.
Pracownicy na pracy zdalnej cenią sobie rozwiązania systemowe, szczególnie jeśli są nowymi pracownikami w danej organizacji i nie mieli możliwości zapoznania się z dotychczasowym systemem w firmie. Także udostępnianie konkretnych informacji pracownikom dzięki elektronicznemu archiwizowaniu dokumentów przebiegać może dużo sprawniej – wystarczy, że podzielą się Państwo z nimi odpowiednim skanem lub udostępnią go, co umożliwi im samodzielnie zajęcie się bieżącymi sprawami związanymi z plikiem a późniejsze swobodne przeglądanie konkretnych plików papierowych w sytuacji, gdy nagle okaże się to potrzebne.
Zrób porządek w ARCHIWUM już teraz! Daj pracownikom dostęp do doświadczeń Firmy! Ułatw pracę Hybrydową.
Jak to wyceniamy?
Wystarczy nam informacja o liczbie segregatorów i sposobie „trzymania” w nich dokumentów. Czy są zszyte, czy w koszulkach, itp.
Do wyceny też wspólnie ustalamy ważność i kolejność budowania archiwum, oraz formaty dokumentów.
Wycena jest indywidualna dla każdego projektu i opiera się nie tylko o liczbę dokumentów ale też o termin działania.
Czemu warto digitalizować właśnie teraz?
Wzrastające koszty powierzchni biurowych i opłat między innymi z powodu drastycznych wzrostów cen prądu, skłania wiele firm do zmniejszania najmowanej powierzchni biurowej.
Wraz z przetworzeniem dokumentacji z wersji papierowej na elektroniczną, można dokumentację zniszczyć lub wybiórczo archiwizować, zmniejszając docelową powierzchnie archiwum.
Przy okazji tej usługi rekomendujemy współprace z firmą Więcej Miejsca (wiecejmiejsca.pl), która może przechowywać w sposób bardzo komfortowy pozostałe oryginalne papierowe dokumenty, których z różnych przyczyn nie można zlikwidować. W ten sposób, uwalnia się przestrzeń w biurze, mając codzienny łatwy dostęp do dokumentów umieszczonych w magazynie.
Zapraszamy do kontaktu, wolna powierzchnia magazynowa i elastyczna dostępność do dokumentów przyda się każdemu! Elektroniczne archiwizowanie dokumentów to świetne rozwiązanie dla osób, które cenią sobie funkcjonalność, ład i transparentność.
