Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, inwentaryzację towarów w magazynach należy przeprowadzić co najmniej raz w roku, przy czym termin ten nie może przekraczać 12 miesięcy od ostatniej inwentaryzacji. Najczęściej proces ten realizowany jest na przełomie roku, choć z punktu widzenia księgowości lepiej zrealizować ten proces wcześniej niż później, tak aby mieć czas na wyjaśnienie różnic.
Jednakże istnieją sytuacje, w których przeprowadzenie inwentaryzacji jest wymagane niezależnie od powyższego terminu. Należy do nich między innymi:
1. Rozpoczęcie działalności przedsiębiorstwa – inwentaryzacja wówczas pozwala na ustalenie stanu początkowego majątku i zobowiązań firmy.
2. Zmiana formy prawnej przedsiębiorstwa – np. przekształcenie spółki cywilnej w spółkę jawną.
3. Likwidacja lub upadłość przedsiębiorstwa – w takim przypadku inwentaryzacja ma na celu ustalenie wartości majątku do podziału pomiędzy wierzycieli.
4. Wykrycie istotnych różnic lub nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji księgowej.
Procedury w trakcie inwentaryzacji i konsekwencje jej niewykonania
Proces inwentaryzacji powinien być przeprowadzany zgodnie z ustaloną procedurą oraz odpowiednimi metodami, które będą dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Istnieją różne techniki inwentaryzacji, takie jak np. inwentaryzacja ciągła czy inwentaryzacja rotacyjna.
Niezależnie od wybranej metodyki inwentaryzacji, kluczowe jest opracowanie szczegółowego harmonogramu prac, który uwzględni zakres, terminy oraz odpowiedzialności osób zaangażowanych w proces. Należy również pamiętać o odpowiednim przygotowaniu pracowników do realizacji tego zadania oraz zapewnieniu niezbędnych materiałów i środków do dokumentowania wyników inwentaryzacji.
Zaniedbanie obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji może prowadzić do licznych negatywnych konsekwencji, zarówno dla samej firmy, jak i jej właścicieli czy zarządu. W przypadku przedsiębiorstw prowadzących księgi rachunkowe może to skutkować nałożeniem kar finansowych przez organy podatkowe czy kontrolne. Ponadto niewłaściwe zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa może prowadzić do utraty płynności finansowej, niewypłacalności czy nawet likwidacji działalności.
