Inwentaryzacja to proces kontrolowania majątku oraz zobowiązań przedsiębiorstwa, który pozwala na dokładne określenie ich wartości i ilości. W Polsce inwentaryzacji podlegają różne podmioty, zgodnie z przepisami prawa. Celem tego artykułu jest omówienie, które jednostki mają obowiązek przeprowadzenia tego procesu, jakie są wymogi formalne oraz jakie kroki należy podjąć w przypadku przewidzianej inwentaryzacji.
Podmioty zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji
Zgodnie z polskim prawem, obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji dotyczy wszystkich jednostek gospodarczych, niezależnie od ich formy prawnej oraz wielkości. W szczególności obejmuje to spółki handlowe, fundacje i stowarzyszenia, a także jednostki budżetowe, spółdzielnie oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Inwentaryzacja towarów, surowców oraz materiałów musi być przeprowadzona raz w roku, natomiast inwentaryzacja środków trwałych – raz na cztery lata. Wówczas wyposażenie, jak również towary i surowce, materiały oraz inne aktywa i pasywa podlegające inwentaryzacji powinny zostać zweryfikowane pod kątem ich stanu rzeczywistego. Inwentaryzacja musi zostać dokładnie udokumentowana, a jej przebieg oraz wyniki powinny zostać przekazane do odpowiednich organów.
Jak wygląda procedura przeprowadzenia inwentaryzacji?
Inwentaryzacja rozpoczyna się od powołania specjalnej komisji, która odpowiada za realizację procesu zgodnie z pierwotnymi założeniami. Skład komisji powinien być różnorodny, obejmując przedstawicieli zarządu, księgowości oraz pracowników danego przedsiębiorstwa. Konieczne jest także sporządzenie szczegółowego harmonogramu prac oraz określenie stosowanej metodyki inwentaryzacji. Co warto podkreślić, osoby, które na co dzień mają styczność z liczonym towarem, czy środkami trwałymi nie powinny być zaangażowane w komisji jako osoby liczące, jest to bowiem proces kontrolny, między innymi właśnie ich pracy, codziennej. Dlatego w skład komisji powinny być powołane osoby, które nie mają styczności z towarami, materiałami czy środkami trwałymi w swojej bieżącej pracy. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji komisja sporządza protokół, w którym zapisuje wyniki oraz ewentualne różnice pomiędzy stanem faktycznym a księgowym. Odpowiednio przygotowana dokumentacja, stanowi materiał do analizy dla audytu, który powinien każdorazowo ten proces zweryfikować.
