Inwentaryzacja jest niezbędnym procesem, który odbywa się w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości czy profilu działalności. Polega na dokładnym porównaniu stanu faktycznego z danymi zawartymi w ewidencji księgowej. Celem inwentaryzacji jest potwierdzenie rzeczywistej wartości aktywów i pasywów przedsiębiorstwa oraz wykrycie ewentualnych różnic pomiędzy stanem faktycznym a księgowym.
Jak przeprowadzić przygotowanie przedsiębiorstwa do inwentaryzacji?
Sukces inwentaryzacji zależy w dużej mierze od dokładnego planowania. Przed przystąpieniem do inwentaryzacji warto ustalić harmonogram prac, uwzględniając terminy wymagane przez prawo oraz potrzeby firmy. Ważnym elementem planowania jest także wybór odpowiedniej metody inwentaryzacji. Do najpopularniejszych metod należą inwentaryzacja pełna (obejmująca wszystkie składniki majątkowe) oraz inwentaryzacja częściowa (obejmująca tylko wybrane elementy). Wybór metody zależy od specyfiki firmy, jej wielkości oraz rodzaju prowadzonej działalności, jak również celu inwentaryzacji. Inwentaryzacja co 4 letnia jest procesem obejmującym całość trwałych składników majątku, czyli zarówno środków wysokocennych jak i niskocennych oraz WNIPów.
Kluczowe znaczenie ma także wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy inwentaryzacji. Przedsiębiorstwo powinno wyznaczyć komisję inwentaryzacyjną, która będzie nadzorować cały proces, a także osoby odpowiedzialne za przygotowanie dokumentacji, sprawdzenie stanu faktycznego oraz wprowadzenie danych do systemu księgowego. Warto również zadbać o to, aby osoby te były odpowiednio przeszkolone i zmotywowane do rzetelnej realizacji swoich obowiązków. Warto zlecić przeprowadzanie inwentaryzacji firmie zewnętrznej, która zrealizuje za nas większość tych procesów.
Po zakończeniu spisu z natury należy dokładnie przeanalizować jej wyniki. W przypadku wykrycia różnic pomiędzy stanem faktycznym a księgowym konieczne jest ustalenie przyczyn tych rozbieżności oraz podjęcie działań mających na celu wyeliminowanie ich źródeł. Odpowiedzialnością Kierownika Jednostki, który jest zwykle Przewodniczącym Komisji Inwentaryzacyjnej jest doprowadzenie do wyjaśnienia wszelkich różnic, poprzez podanie ich przyczyn i zarządzenie rozwiązań. Analiza wyników inwentaryzacji dostarcza cennych informacji dotyczących efektywności zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa oraz wskazuje obszary, które wymagają usprawnień. Tym bardziej wnikliwe prześledzenie przyczyny powstawania różnic pozwoli uniknąć ich w przyszłości.
Inwentaryzacja kończy się raportem poinwentaryzacyjnym, zawierającym informacje o sposobie przeprowadzenia spisu z natury, uwidocznionych nadwyżkach i niedoborach oraz ich przyczynach, wskazanie co zostało z poszczególnymi różnicami zrobione i wnioski na przyszłość – tak zwane dobre praktyki.
Na podstawie wyników inwentaryzacji oraz przeprowadzonej analizy, firma powinna wdrożyć odpowiednie poprawki do swoich procedur i praktyk zarządczych. Może to obejmować zmiany w systemie ewidencji, usprawnienie kontroli wewnętrznej czy wprowadzenie nowych narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie majątkiem.
